第178回

Google Workspaceのメリットとは？デメリット・機能・導入事例を解説

紙の書類やメール添付といった非効率なやり取りに課題を感じつつも 、「Google Workspaceを導入して本当に費用に見合う価値があるのだろうか」とお悩みではありませんか？

Google Workspaceを導入して業務改革を進めるなら、まずは自社にとっての具体的なメリットを正しく理解しておく必要があります。

本記事では、Google Workspaceの機能やメリット・デメリット、他ツールとの違い、実際の活用事例まで分かりやすく解説します。自社での具体的な活用イメージが掴めますので、ぜひ参考にしてください。

Google Workspaceとは？

個人向けGoogleアカウントと企業向けGoogle Workspaceの違い

個人向けの無料Googleアカウントではメールアドレスが「@gmail.com」に限定されますが、企業向けのGoogle Workspaceでは自社の独自ドメイン（@社名.co.jpなど）を利用できます。データの所有権も個人ではなく企業組織に帰属するため、退職時の情報持ち出しやデータ散逸を防ぐことが可能です。

さらに管理者コンソールを活用すれば、全ユーザーのアカウント制御やパスワードリセット、アクセス制限、ログ監査が一元管理できます。大容量ストレージに加え、99.9%の稼働率を保証するSLAや24時間365日の公式サポートも備わっており、企業の安全なビジネス基盤を構築するツールとして広く選ばれています。

Microsoft 365（旧Office）との違い

Google Workspaceは、インストール不要のブラウザ完結型であり、複数人でのリアルタイム共同作業に特化したクラウドネイティブなサービスです。

一方、Microsoft 365はデスクトップアプリを中心に発展しており、高度なオフライン処理や複雑なマクロ（VBA）作業に強みを持っています。

リアルタイムでの快適な同時編集やスピーディーな情報共有を優先するならGoogle Workspace、従来のファイル互換性や印刷レイアウトの正確さを優先するならMicrosoft 365というように、自社の業務スタイルに合わせて選ぶのがポイントです。

ビジネスプランの料金形態

Google Workspaceには、企業の規模や必要に応じた複数の料金プランが用意されています。

• ・Business Starter：小規模向け、基本的なメール・Web会議・容量30GB／人
• ・Business Standard：中堅・成長企業向け、共有ドライブ利用可、容量2TB／人、録画機能
• ・Business Plus：厳格なセキュリティを求める企業向け、Vault（電子発見・監査）機能、容量5TB／人
• ・Enterprise：大企業・高度な管理機能が必要な企業向け

4つのビジネスプランの中から、自社のニーズに合わせて選択できます。

詳しい料金については、以下の記事で詳しく解説しています。

Google Workspaceの料金を徹底解説｜無料版との違いからプラン別費用まで

企業がGoogle Workspaceを導入するメリット

リアルタイムの同時編集で業務効率向上

Google Workspace最大の強みは、ドキュメントやスプレッドシートなどのファイルを複数人で同時に開き、リアルタイムで編集やコメントの書き込みができる点です。

ファイルはURLで共有できるため、一覧シートなどでの一元管理が容易になります。従来のファイル運用で頻発していた「他人がファイルを開いていて編集できない」「どれが最新版か分からなくなり先祖返りが発生する」といったストレスを解消できます。

チーム全体でスムーズに作業を進められるため、資料作成やデータ集計のスピード向上が期待できます。

時間と場所を選ばない働き方の実現

PCやスマートフォン、タブレットなどマルチデバイスに対応しており、Webブラウザとインターネット環境さえあれば、どこにいてもオフィスと同じ作業環境を再現できます。

移動時間や外出先、在宅勤務時であっても、メール確認やスケジュール調整、ドキュメントの承認作業、Web会議への参加などが滞りなく行え、場所に縛られないフレキシブルな運用が可能です。

データの一元管理と高度なセキュリティを担保

作成したファイルやデータはローカル（端末内）に保存せず、Googleのクラウド上で一元管理する仕組みとなっています。万が一、社員が業務用端末を紛失・盗難された場合でも、社内データが外部へ漏洩するリスクを大幅に低減できます。

また、退職時には管理者がGoogle Workspaceのアカウントを削除・停止するだけでアクセス権を即座に無効化できます。個人の環境に社内データが残る「シャドーIT」や情報持ち出しを未然に防げる点も大きなメリットです。

さらに、2段階認証の義務化やアクセス可能なIPアドレスの制限、AIを活用した高度なフィッシング・迷惑メールフィルタなど、強固なセキュリティ環境を容易に構築・維持できます。

サーバー運用コストや情シスの管理負荷軽減

これまで社内に配置していた自社サーバー（オンプレミス）の運用・保守・ハードウェア更新作業が不要になるため、インフラの維持コストを削減できます。

また、ツールのアップデートやセキュリティパッチの適用はクラウド側で自動的に実施されるため、情報システム部門の手間をかけずに常時最新のセキュリティ状態を保てます。

管理業務の負荷が減ることで、担当者はより付加価値の高いDX推進業務へリソースを割けるようになります。

企業がGoogle Workspaceを導入するデメリット

オフラインの環境では機能が一部制限される

Google Workspaceはクラウド前提で構築されたシステムのため、インターネット環境がない場所ではリアルタイムの同期や編集が行えません。

事前に「オフライン同期設定」を有効にしておくことで一部の閲覧・編集は可能になりますが、設定を行っていない場合、ネット未接続時にはファイルへのアクセスが制限されます。

移動中や電波の不安定な場所で作業を行う機会が多い企業は、事前の運用ルールの周知が必要です。

Microsoft Officeとの互換性に一部差異がある

Microsoft Office製品で作成したファイルをGoogleスプレッドシートやドキュメントに変換する際、複雑なレイアウトのズレや装飾の崩れが発生することがあります。

特にExcelで組まれた高度なマクロ（VBA）はそのまま動作しないため、Google Apps Script（GAS）へ書き換えるか、Office形式のままGoogleドライブ上で直接編集する機能を用いて運用カバーする必要があります。

従来のOffice資産が多い企業では、移行時に調整の手間が生じます。

アカウントの解約・退職処理に伴うデータ保持の手間

社員の退職時にアカウントを放置すると不要なライセンスコストが発生し続けますが、年間プランで契約している場合、ライセンスを途中で削減・削除しても残期間の費用が返金されないという契約上の留意点もあります。

無駄なライセンス費用を発生させず、かつ退職者が作成した重要なデータを安全に引き継ぐためには、後任者のアカウントや共有ドライブへ移行・アーカイブ化する運用ルールを定めておく必要があります。

Google Workspaceができること｜主要機能一覧

【Google Workspace主要機能一覧】

参照：ビジネス向けコラボレーション ソリューション | Google Workspace

直感的に扱えるツールが揃っており、導入後の社内定着がスムーズな点もGoogle Workspaceが幅広い企業に選ばれる大きな理由です。

Google Workspaceの導入・活用事例

システム刷新とセキュリティ強化に成功｜株式会社あらた

20年以上運用してきた自社開発システム（オンプレミス）の維持・管理コストが大きく、広大な組織におけるセキュリティ強化や作業標準化が急務となっていました。

そこで、長年使い続けた既存システムからGoogle Workspaceへの全面移行を実施。クラウド基盤による高度なセキュリティ基盤を確立しました。GmailやGoogleドライブ、Google Meet等を全社で活用することで、社内コミュニケーションのデジタル化と業務の標準化を短期間で達成しています。

株式会社あらた 様｜導入事例

現場と本部の連携強化で作業効率向上｜株式会社グローバルダイニング

店舗現場には「直感的な使いやすさ」、本部には「多彩な機能」が求められ、従来のツールではスムーズな情報連携に課題がありました。

誰でも直感的に操作できるGoogle Workspaceを導入したことで、ITリテラシーを問わず現場への定着化がスムーズに進行。本部と各店舗がリアルタイムで情報やデータを共有できる環境が整いました。これにより、店舗現場の作業負担軽減と、本部との意思疎通の高速化を実現しました。

株式会社グローバルダイニング 様｜導入事例

クラウド化と業務デジタル化でDX推進｜株式会社美十

複数ブランドを展開する中で、従来のグループウェアでは社内のペーパーレス化や、複雑な社内決裁・稟議フローに対応しきれていない点がネックとなっていました。

Google Workspaceをベースとした情報共有基盤へ刷新し、リアルタイムでの同時編集やファイル管理により業務速度が大幅に向上。さらに、ワークフロー機能をはじめとするアドオンツールを組み合わせることで、承認プロセスをクラウドへ移行し、全社的なペーパーレス化とDXを推進しました。

株式会社美十 様｜導入事例

そのほかサテライトオフィスのGoogle Workspace導入支援事例はこちら

Google Workspace導入のポイント

適切な初期設定・アクセス制限

導入する際は、自社のセキュリティポリシーに合わせた初期設定を適切に行うことが重要です。

社外共有の許可範囲や、アカウント乗っ取りを阻止する2段階認証の義務化、指定IPアドレス以外からのアクセス制限など、導入段階で確実に制限しておくことで、安全な運用基盤を整えられます。

既存メール・ファイルデータの段階的な移行計画

既存システム（Outlookや社内サーバーなど）からのデータ移行は、一括で行うと現場に大きな混乱を招くリスクがあります。特にメールの切り替え作業中にトラブルが発生して受信できなくなると、外部取引先との連絡が滞り、ビジネスや関係性に大きな悪影響を与えかねません。

そのため、Googleが提供する専用の移行ツール（GWMMOやDMSなど）を活用し、部署ごとやデータ種別ごとにスケジュールを分けて段階的に進めることが成功の鍵です。並行運用期間や切り替えのタイミングを綿密に計画し、業務への影響を最小限に抑えましょう。

使い方の周知とマニュアル整備・社内定着化

社内でのスムーズな定着を促すには、社員間のITリテラシーの差に配慮したサポート態勢が重要です。

基本操作や運用ルールをまとめたマニュアルの作成・配布に加え、社内説明会やQ&Aセッションを開催することで、社員の不安や疑問を直接解消できます。導入直後の疑問に素早く対応できる体制を作ることで、現場への定着が大幅にスピードアップします。

自社の働き方に合わせるアドオンツールの導入

Google Workspaceは世界基準の使いやすさを備えていますが、日本企業特有の組織運用にフィットしないケースもあります。

部署や役職を階層で管理する組織階層型カレンダーや、従来の電子決裁（ワークフロー）、高度なアクセス制御（シングルサインオン）など、標準機能だけでは不足する要件は拡張機能（アドオン）を活用して補うのが効果的です。

サテライトオフィスはGoogle Workspace導入支援からアドオン拡張までサポート

初期設定から運用定着までワンストップで伴走

複雑なドメイン設定やDNS設定、既存システムからのデータ移行はもちろん、導入後の管理者トレーニングから社内への定着化まで、専門スタッフがフルサポートいたします。

導入時や運用開始後の疑問・トラブルにも専任のサポート窓口が手厚く対応するため、IT担当者がいない企業様でも安心して導入・運用いただけます。

日本企業の習慣に合わせた独自のアドオンツールを提供

標準機能だけではカバーしきれない日本企業特有のニーズに応えるため、独自開発のアドオンツールを多数提供しています。

組織階層型カレンダーやワークフロー、災害時の安否確認、セキュリティを高めるシングルサインオンやブラウザ制限など、40種類以上のアドオンから必要な機能を柔軟に追加できます。

標準機能の補完から自社に合ったアドオンツールの選定まで、実績豊富な担当者が最適な活用法をご提案します。

Google Workspace/Google生成 AI「Gemini」導入支援｜サテライトオフィス

サテライトオフィス独自のアドオンツール一覧はこちら

よくある質問

Q．少人数（数名規模）の企業でも導入支援や相談を依頼できる？

A．はい、数名規模の小規模事業者・中小企業さまでも導入支援やご相談の依頼が可能です。

導入支援は、専任のIT担当者がいない小規模企業ほど、外部パートナーを活用するメリットが大きくなります。初期のドメイン設定やセキュリティ構築、既存メールからのデータ移行など、専門知識が必要な作業をプロに任せることで、本業に集中しながら安全なクラウド環境を立ち上げることができます。

サテライトオフィスでは数名〜数十名規模の導入実績も豊富ですので、規模を問わず安心してご相談ください。

Q．個人事業主やフリーランスが利用するメリットは？

A．独自ドメインでのメール運用による取引先からの信用獲得と、クライアントとの安全でスムーズなファイル共有が大きなメリットです。

個人事業主やフリーランスの場合、フリーメールではなく独自ドメイン（@屋号・事業名.comなど）でメールを運用することで、取引先からのビジネスにおける社会的信用が大きく高まります。

また、GoogleドライブやGoogleカレンダーを活用することで、クライアントとの大容量ファイルの受け渡しや日程調整が安全かつリアルタイムに行えます。

Google Workspaceのメリットを活かして業務効率化を推進

導入を成功させるには、トラブルを防ぐデータ移行計画や強固なアクセス設定に加え、自社の働き方に適したアドオンツールの活用が重要です。

サテライトオフィスでは、初期設定から定着化、アドオン導入までワンストップで伴走いたします。自社に最適なクラウド環境の構築に向け、ぜひお気軽にご相談ください。

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