コロナ禍で変わったことといえば、ビジネス面ではテレワークの普及が大きいでしょう。これまで二の足を踏んでいた企業も一度はチャレンジしたケースが多く、そのまま本格導入に移行できた、必要に応じた利用に抵抗がなくなったという例も少なくないようです。

テレワーク普及当初、請求書発行のためだけにオフィスに行かなければならないとは馬鹿馬鹿しい、というような話題もありました。電子捺印やPDF請求書への切り替えが進むきっかけになったわけですが、そうして作られ、やりとりされる請求書の管理はどうなっているでしょうか？

電子作成された取引書類、つまり請求書や見積書、領収書を電子データのまま適切に保存しなければならない「電子帳簿保存法」への対応リミットは目前！　2023年は、これにどう対応したらいいのか、対応後はどうすべきなのか再確認の年でもあります。

納税者の書類保管負担等を軽減するために始まった「電子帳簿保存法」ですが、当初は要件が厳しく実際には利用が難しいという声もありました。その後、徐々に要件が緩和され、対応しやすくなってきました。

基本的には紙で保存が義務付けられてものが、要件を守れば電子保存でも問題ないとされ、さらに電子作成されたものは印刷せず電子データのまま保存することが義務付けられたのが2021年1月。2年の経過措置が設けられましたが、2023年末にはその期限を迎えます。

帳簿というと、国税関係帳簿や決算関係書類を思い浮かべるかもしれません。しかし、それらはたいてい会計ソフト利用等ですでに電子化されていますし、これからの対応でもそう難しくはないはずです。

問題になるのは、請求書や領収書といった取引関係書類です。特にコロナ禍では押印した紙の郵送からPDF送付へ切り替えた企業も多いでしょう。年末に迫る義務化では、紙でもらった領収書はそのままでも問題ありませんが、PDFのメール添付のように電子的にもらった領収書は電子のまま保存しなければならなくなります。

経理部門だけでなく、企業全体で多彩な人が扱うことになるのが見積書や請求書、領収書といった取引関係書類です。これまでの紙領収書の処理が先送りに手落ちや先送りがあったのと同じく、手間がかかる方法だとうまく動かない可能性は十分あります。

できる限り現場の負担が少なく、簡単に扱えてミスがない方法。それは、請求書等を受け取る方法として最も多いだろうメール添付という形に対応し、受信したメールを見る作業の中に1クリック追加するだけにすることだとサテライトオフィスは考えました。

「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」は、Gmailの画面で添付ファイルを保存操作するだけで「電子帳簿保存法」に対応した形での保存を実現します。

信頼性の高いGoogleドライブに、保存日をタイムスタンプとして付与し保存。改ざん・削除の防止、取引先・金額・日付での検索という「電子帳簿保存法」の要件を満たします。正しい形式での保存を誰でも簡単にできるようにすることで、負担の少ない対応が可能です。

サテライトオフィスでは、Google Workspaeをより使いやすくする多彩なアドオンを提供しています。その中にはワークフロー機能「サテライトオフィス・ワークフロー for Google Workspace」やドキュメント管理機能「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」もあり、これらを利用してPDF請求書等を管理すれば「電子帳簿保存法」に対応可能です。

特にワークフローを活用すれば、自社作成した請求書や見積書などの管理がしやすいでしょう。またメール以外の方法で取得する請求書等が多い場合には、ドキュメント管理が扱いやすいかもしれません。すでに利用している場合には、ぜひ活用を考えてください。

オススメは、それらと「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」を組み合わせた利用です。「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」はメール添付ファイルの保存に特化しているので、組み合わせることでより手軽かつ確実な対応がしやすくなります。

2023年中の対応は求められていないものの、ぜひこの機会に手をつけたいのは紙でやりとりする取引関連書類の電子化です。取引先とのやりとりならば、紙送付からPDF送付への切り替えやEDI活用など手法を改めるのにもいいタイミングでしょう。

実店舗で購買に関わる領収書を中心に、どうしても残る紙書類については、内容がしっかり読み取れる十分な解像度を確保することなど一定の要件を満たせばスキャナやカメラを利用した画像化で対応できます。

サテライトオフィスではPFUの高性能スキャナを利用し、クラウド上に直接保存できる「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」を用意。GoogleドライブだけでなくOneDriveやLINE WORKS Drive、DirectCloudBoxの利用にも対応しています。

さらに一部機能は開発中ですが、スマートフォンのカメラを利用した画像保存や、各種アプリの印刷機能を経由した保存にも対応。出張中等出先での手早いスキャン、メール以外のさまざまなアプリを経由して授受する書類の保存を可能にします。

紙で残ってしまっている領収書の処理や、ドキュメントとして保存しづらい形のアプリで扱っているデータをまとめるために、ぜひ活用してください。

サテライトオフィスでは、メールで受領する領収書や請求書の処理を「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー for Google Workspace」で、紙領収書等の処理を「サテライトオフィス・スキャナー取込機能 for クラウド」でカバー。さらにGoogleドライブを経由して、Google Workspace向け各種アドオンとの連携も可能にします。また「サテライトオフィス・電子帳簿保存法ファイルサーバー」は近くMicrosoft 365対応版のリリース予定です。

新たに専門システムを導入するのではなく、すでに利用しているGoogle Workspaceと組み合わせて対応すれば、慣れた使い勝手で無理なく対応できます。毎日利用するGmailから添付ファイルを保存するだけなら、現場社員の負担も少なく、抵抗なく受け入れられるでしょう。

自社に最適な組み合わせは何なのか、取り急ぎの対応から発展につなげるよりよい導入順は何なのか。そうした疑問は、ぜひサテライトオフィスにお聞かせください。