Googleドキュメントとは、ExcelやWord、PPTの様な機能をIEやFireFox上で利用できる機能です。（初めて使う方は、感動すると思います。）まだクライアントソフトの様な高度な機能は実現できていません。
しかし、クライアントソフトにはない、共有機能やコラボレーション機能、リアルタイム更新機能など、今までには想像できなかった世界を感じる事ができます。
一見にしかずですので、サテライトオフィスのデモで、可能性を感じてもらえればと思います。
2010/1/13:ファイル種類やサイズに関する拡張のお知らせ
Google ドキュメントの利用動画（PCとスマートフォンの連携）
Google Cloud Connect for Microsoft Office について
まだ個人別ですが、容量拡張が可能になりました⇒User Managed Storage（1GB:月額2円弱）20G~16TB
GoogleDocumentのユニークな所
- ドキュメント情報はアクセス権により、複数のメンバーで共有が可能です。
- また全員（10人以上でも可能）で共有し、同時に編集&更新する事が可能です。更新内容は、リアルタイムに他のメンバーに反映されます。
- ドキュメントは、外部に公開する事が可能です。例えばお客さんと共有するとか、プロジェクトメンバー全員で共有などが可能です。
⇒ ドキュメントをガジェットとして、GoogleSitesデータベースなどの、ダイジェスト表示する事が可能です。 - ドキュメントは更新したら、更新状況をメールで通知する事が可能です。よって、ドキュメントを更新して、プロジェクトメンバーにメール送信などのプロセスが不必要になります。
⇒ ドキュメントは、サーバー側で常に最新に保つことができるので、ファイルをサーバーにコピーして保存とは、感覚が少し違います。使ってみると非常に有意義に感じます。 - 簡単にアンケートフォームをつくり、公開し、集計する事が可能です。特別なスキルは必要ありません。
- ドキュメント情報を見ながら、そのシート上で、チャットが可能です。
- ドキュメントの変更履歴が保存されています。また戻す事が可能です。よって、誰がいつ何を修正したか？を把握する事が可能です。バージョンを戻す事も可能です。
- 特にスプレッドシートは、Excelというよりは、データベースとして使えます。例として、今まで顧客データベースをAcessやWebアプリケーションを開発していたかと思いますが、1つファイルを新規作成すれば、すぐに利用&共有が可能です。（既存データも簡単にインポート可能。例：顧客データベース、商品データベースが簡単）
- Googleドキュメントの容量制限に関して
文書とプレゼンテーションは1ファイルあたり500KBまで。埋め込み画像は2MBまで。保存できる文書は5,000文書まで。文書内の画像は合計5,000点まで。スプレッドシートは10,000行×256列、200,000セル、1000シート、いずれかの制限以内。保存できる最大数は200文書。アップロードできるファイルサイズの最大サイズは1MBとなります。
詳しくはこちら - Google Apps のユーザに対して Google ドキュメントでどんなファイル形式のものでも簡単にアップロードし、社内外で安全に共有できるサービスを提供していきます。ユーザあたり、1GBのストレージを利用でき、1ファイルあたり最大1GBのファイルをアップロードすることが可能になります。
詳しくはこちら 英文 - いま保有しているExcel、Word、PPTをGoogleドキュメントにアップロードする事が可能です。また、ダンロードする事も可能です。（Googleメールの添付ファイルは、Googleドキュメントとして、表示し、簡単に保存する事も可能です。）
- Googleドキュメントは、ファイル単位に、ユーザーのアクセス権（閲覧、更新可能）を設定する事が可能です。また、データに更新があった場合に、メールで通知する事が可能です。また、APIによって、ドキュメントデータにアクセス&利用する事が可能です。
- 管理者機能で、全てのGoogleドキュメントに関して、ドメイン外の公開はNGなどの制限をかける事が可能です。
- ドキュメントのオーナーが退職しアカウント削除された場合の対応
http://goo.gl/uMTo - フォーム機能（アンケート）で、各自のデータ更新方法
http://goo.gl/Q0OL
Googleドキュメント（スプレッドシート）のお薦め新機能
※上記の機能を最大限に利用して作成したソリューションはこちら
サテライトオフィスのデモサイトでは、下記の内容を実現しています。
- 各部門別のドキュメントフォルダー機能
契約書&提案書などの雛形ドキュメントの管理
⇒ 提案書などは、そのままユーザーに公開する事が可能です。 - 行先予定表
⇒ 非常に面白い機能です。どの会社にもある行先予定表（ホワイトボード）を、極めて簡単に実現する事が可能です。 - 売上集計表
⇒ 例えば、営業部などで、部門の売上情報がオンラインでリアルタイムに閲覧できます。 - 顧客名簿管理
- 商品情報一覧
- 休暇申請スプレッドシートのフォーム・アンケート機能を利用して、休暇申請を実現しています。
- 勤務表
⇒ 非常に簡単に作成&共有できるのが面白いです。 - セキュリティー申請：マシンルーム入室申請&個人情報ｘｘｘ申請など
- 経費申請
- 組織図
- 社員名簿
- 議事録
- プロジェクト管理シート：ガントチャートを表示しています。
- プロジェクトバックログリスト
GoogleSiteとGoogleDocumentのコラボレーションソリューション こちら
上記のドキュメントは、GoogleSitesなどの社内データベースにガジェットとして表示しています。この様に、ドキュメントを公開＆共有する事で、より一層のメリットを感じる事ができます。特にスプレッドシートは、Excelの代用として使う方法もありますが、簡単オンラインデーターベースとして使うと、非常にメリットを感じる事ができます。
Googleドキュメントは、Googleサーバーに常に最新版が保存されているので、ブラウザ1つあれば、いつでもどこでも気軽に、複数のメンバーと共有でいきる事が、新しい感覚です。ぜひ、体験してみてください。
Google ドキュメントの利用動画（PCとスマートフォンの連携）
※動画の中で音声入力している部分がありますので、必見です！
Google Cloud Connect for Microsoft Office について →Google社の詳細ページはこちら
Google Cloud Connect for Microsoft Office とは、Google社が配布しているGoogleドキュメントと、マイクロソフトオフィスを相互編集できる機能です。詳しくは、こちらを参照ください！ →類似製品はこちら
※Google ドキュメン に保存してあるファイルを、オフィス製品で編集する事が可能です。
Google Appsクイックラーニング：Google Appsの各機能を、短い動画でマニュアル作成しました。是非参考にしてみてもらえればと思います。
