第203回

Googleフォームの画像添付設定｜回収後の管理ポイント

Googleフォームには「ファイルのアップロード」という質問形式があり、設定を行えば画像や写真を回答と合わせて回収できます。

本記事では、Googleフォームで画像を添付してもらう設定手順から、回収した画像を確認する方法、保存・共有の運用設計、そしてGoogleフォームだけでは対応しきれない場合の選択肢まで、順を追って解説します。

Googleフォームの回答者から画像を添付してもらいたいと考えている方はぜひご参考ください。

Googleフォームで画像を添付してもらうための設定手順

この設定は、フォームの編集画面から質問を一つ追加する操作だけで完了します。以下の手順で進めましょう。

この4つの設定を終えれば、回答者はスマートフォンやパソコンから画像を選択して送信できるようになります。ただし、ファイルのアップロード機能を利用するには、回答者もGoogleアカウントへのログインが必要になります。この点は、次の章で解説する注意点の一つです。

Googleフォームに添付された画像をGoogleドライブで確認する方法

確認の経路は主に2つあります。用途に応じて使い分けましょう。

• ・Googleフォームの「回答」タブから個別の回答を開き、添付された画像をその場で表示する
• ・回答の概要画面にある「フォルダを表示」からGoogleドライブを開き、送信された画像をまとめて確認する

フォルダはフォームごとに自動で作成されるため、複数のフォームを運用している場合は、どのフォルダがどのフォームに対応しているのかをあらかじめ整理しておくと、後から画像を探す手間を減らせます。

回収した画像ファイルの保存と共有範囲を管理する運用視点

Googleフォームで集めた画像は、初期設定のままではフォーム作成者のマイドライブに保存されます。とりわけ見落とされがちなのが、担当者の異動や退職によってフォルダへのアクセス権限が引き継がれず、画像を確認できなくなるという点です。

• ・アップロードされたファイルを共有ドライブへ定期的に移動し、組織として権限を管理する
• ・フォルダの命名規則を決め、フォームの用途ごとに整理する
• ・閲覧・編集の権限を担当部署の役割に応じて設定する
• ・保存期間を決め、不要になった画像を定期的に整理する

画像添付の設定自体は数分で終わりますが、保存先と共有範囲を先に決めておくことで、担当者の異動後も画像を確認できる状態を保てます。権限設計はフォームを公開する前に済ませましょう。

Googleフォームで画像添付を設定する際に注意したい点

Googleフォームの画像添付機能には、標準機能ゆえの制約があります。事前に把握し、フォームの案内文に明記しておきましょう。

これらの制約は設定変更では解消できません。回答者に案内する際は、必要なファイル形式やサイズの上限をあらかじめ伝えておくと、送信エラーによる問い合わせを減らせます。

Googleフォームの画像添付を業務で活用する場面

具体的には、次のような場面で使われています。

• ・経費精算や備品購入の申請で、領収書やレシートの画像を添付してもらう場面
• ・採用選考で、履歴書や職務経歴書、証明写真を提出してもらう場面
• ・社内アンケートや業務報告で、現場の状況を写真で共有してもらう場面

いずれの場面でも、集まった画像をどの部署が確認し、どこに保存するのかをフォームの公開前に決めておくと、回収後の作業がスムーズに進みます。

Googleフォームでは対応しきれない画像添付ニーズへの代替策

代表的なのは、次の2つの要望です。

Googleフォームの標準機能だけでは、ここまでは実現できません。たとえば、申請書に画像を添付してもらったうえで複数の承認者が確認し、差し戻しや承認履歴を残したい場合、フォーム単独の仕組みでは管理が煩雑になります。Google Workspace上で動くワークフローの仕組みと組み合わせると、添付ファイルを含めた申請から承認までを一つの流れで管理できます。

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Googleフォームの画像添付に関するよくある質問

Q. Googleフォームに画像を添付する質問は作れますか

作れます。質問タイプで「ファイルのアップロード」を選び、許可するファイル形式を画像に限定すれば、写真や画像だけを回収する質問になります。

Q. 回答者にGoogleアカウントは必ず必要ですか

必要です。ファイルのアップロード機能はGoogleドライブと連携しているため、回答者もGoogleアカウントにログインした状態で回答する必要があります。社外の相手を含む場合は、この点を事前に案内しておきましょう。

Q. 添付された画像はどこに保存されますか

初期設定では、フォームを作成したアカウントのマイドライブに、フォームごとのフォルダが自動で作成され、そこに保存されます。Googleフォームには保存先を共有ドライブに直接切り替える設定はないため、共有ドライブで管理したい場合はアップロード後のファイルを共有ドライブへ移動する運用が必要です。

Q. 添付できるファイルの容量に上限はありますか

あります。1ファイルあたりの最大サイズと、回答全体で使用できる合計容量には上限があり、その基準は契約しているGoogleドライブのプランによって変わります。上限を超えるとエラーになるため、案内文に目安のサイズを記載しておくと親切です。

Googleフォームの画像添付は設定より共有後の管理設計で決まる

ここまで見てきたように、設定の難易度そのものは高くありません。問題は、集まった画像をどこに保存し、誰がどこまで確認できるようにするかという運用設計のほうにあります。Google Workspaceの導入支援を行ってきたサテライトオフィスとしても、画像添付の設定でつまずくという相談より、保存先の整理や権限設計についての相談を受ける機会のほうが多くあります。

zGoogle Workspaceの導入や活用でお困りの際は、5,000社以上の企業のGoogle Workspace導入支援を行ってきたサテライトオフィスまでお気軽にご相談ください。現在の運用状況を踏まえた設計から相談することも可能です。

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