第161回

Gemini Gemとは？法人向け活用事例と安全な全社運用のポイント

社内での生成AI活用が進む一方で「プロンプトの打ち方に個人差があり、Geminiの成果にばらつきが出る」「社内データやナレッジの設定・入力による情報漏洩リスクが不安」といった課題を抱える企業担当者は少なくありません。

また、業務効率化に向けたGemini Gemの具体例を知りたいという声も多く聞かれます。

本記事では、Gemini Gemの基礎知識から、具体例、作成手順、安全な社内共有・運用の仕組みまでを分かりやすく解説します。自社に最適なAIアシスタントを構築し、全社的な業務効率化と安全な運用の両立を目指しましょう。

Gemini Gem（ジェム）とは？

Gemini Gemの特徴と導入効果

Gemの最大の魅力は、毎回のチャットでペルソナや出力フォーマットといった前提条件を入力する手間を削減できることです。

これにより業務スピードが向上するだけでなく、社員のプロンプトスキル差による回答クオリティのばらつきを防止できます。成果が出るプロンプトをGemとして保存・全社展開すれば、組織全体で業務プロセスの標準化と生産性の底上げが可能です。

「プリメイドGem」と「Gem」の違い

Geminiには、設定不要ですぐに使える標準アシスタントプリメイドGemが提供されています。ブレインストーミングやコーディングなど一般的な用途に対応しており、選択するだけで使用可能です。

一方、独自のGeｍは、自社の業務手順や表記ルール、社内指定のフォーマットに完全に合わせて一からカスタマイズする、自分専用・自社専用のAIアシスタントのことです。

一般的な作業にはプリメイドGemを使い、自社独自の運用ルールに合わせたい場合はカスタムGemを作成するといった使い分けが効果的です。

Gemini Gemのできること

定型文・フォーマットに沿った文章作成

Gemは、あらかじめ指示された文章パターンや表現ルールを厳守したアウトプットが得意です。

例えば、自社指定のトーン＆マナーに合わせた取引先へのメール返信下書き、散らかったメモからの日報作成、プレスリリースやSNS投稿文の生成などが挙げられます。

事前に社内ルールを定義しておくことで、毎回微調整する手間をかけずに、一定のクオリティを保ったテキストを瞬時に作成できます。

データ・資料の要約と特定情報の抽出

長文のレポートや会議の文字起こしデータなど、膨大な情報から必要な要素だけを短時間で要約・抽出できます。

単に要約するだけでなく「発言内容からネクストタスクのみを抜き出す」「特定の課題点だけを箇条書きでリスト化する」といった高度な情報抽出も可能です。

これにより、情報確認にかかる時間を大幅に削減し、迅速な意思決定をサポートします。

アイデア出し・ブレインストーミングの相手

Gemに特定の人物像（ペルソナ）を設定することで、ターゲット視点に立った企画立案や意見出しのパートナーとして活用できます。

例えば「30代のITエンジニア」や「中小企業のDX推進担当者」といった前提をGemに付与しておけば、そのターゲット層が惹かれる提案のアイデア出しや、作成した企画案に対する客観的なフィードバックの取得が可能となり、思考の幅を大きく広げられます。

ソースコードのレビュー・エラー解析

エンジニアリング領域においても、Gemは開発業務を力強くバックアップします。自社のコーディング規約や設計ルールをGemに覚えさせておけば、提出されたプログラムが規約に沿っているかのコードレビューを自動化できます。

さらに、開発時に発生したエラーログやスタックトレースを入力すれば、エラーの原因分析からデバッグ作業のサポート、具体的な修正コード案の提示までを即座に行えます。

個人向け無料版とGoogle Workspaceの違い｜料金・セキュリティ

最大の違いはセキュリティ面であり、無料版では入力データがAIモデルの精度向上のために再利用される可能性があり、漏洩リスクが懸念されます。一方、法人向けプランではエンタープライズグレードの保護が適用され、入力データがAIに学習されないことが保証されています。

また、利用回数や一度に処理できるデータ量の上限も大きく拡張されるため、安全かつ安定したビジネス運用には法人プランの契約が不可欠です。

参照記事：Google Workspaceの料金を徹底解説｜無料版との違いからプラン別費用まで

Gemini Gemの作り方・使い方

①Gemマネージャーの起動

まずはパソコンのブラウザでGeminiにアクセスし、画面左側に表示されているナビゲーションメニューから「Gemマネージャー」を選択します。左メニューが折りたたまれている場合は、画面左上の三本線アイコンをクリックして開いてください。

Gemマネージャーが表示されない場合は、アカウントのアクセス権限やブラウザの最新状態への再読み込みを確認しましょう。

②Gemの新規作成

Gemマネージャーを開いたら「＋Gemを作成」をクリックします。

作成画面が表示されたら、一覧で識別しやすくするための「名前」と、AIにどのような役割やルールを与えるかを指定する「カスタム指示」を入力します。カスタム指示欄には「あなたは〇〇の専門家です」といった基本的な条件を簡単に記載してください。

③テスト実行とチューニング

次に、画面右側に用意されているプレビューチャットを使ってテスト実行を行います。実際の業務で想定されるメッセージを送信し、意図通りのトーンや出力フォーマットで回答が返ってくるかを確認しましょう。

もし回答にズレがある場合は、左側のカスタム指示文に修正や制約を追加し、思い通りの回答が得られるまでチューニングを重ねてから右上の保存ボタンを押します。

④作成したGemの共有

完成したGemは、画面上の共有ボタンからチームメンバーや社内へ共有できます。特定のユーザーのメールアドレスやGoogleグループを指定してリンクを発行することで、細かな権限の設定が可能です。

【動画編】Gemini Gemの使い方はこちら

【部署別】業務で即使えるGemini Gemの活用事例

営業・カスタマーサクセス｜情報整理とネクストアクション抽出

商談直後の乱雑なメモを入力するだけで、顧客の課題や提示した提案内容、次回までのタスクをGemが構造化・整理します。営業担当者がSFAやCRMへデータ入力する手間を大幅に削減し、案件の引き継ぎや顧客への迅速なフォローアップが可能です。

これにより、商談後のデスクワークに時間を取られず、次の商談準備やコア営業活動に集中できます。

人事・総務・法務｜一次回答作成の自動化

就業規則や経費精算マニュアル、よくある社内問い合わせデータをGemに認識・設定させておけば、従業員からの質問に対する正確な一次回答文を自動生成できます。人事や総務の担当者の、細かな対応に追われる時間や手間の削減が可能です。

結果として、担当者は組織の制度設計や企画といったコア業務に専念でき、組織全体の生産性とクオリティを高められます。

マーケティング・広報｜記事構成・SNS文作成の高速化

自社ブランドの表記ルールやトーン＆マナーを事前に学習させたGemを活用すれば、高品質なマーケティングコンテンツを短時間で作成できます。

SEO記事の構成案やターゲットに応じた複数パターンのSNS投稿文などを一貫したクオリティで生成することができ、毎回コンテンツの表記ゆれを修正する校正コストを削減できます。これまでより情報発信のスピードや効率アップが期待できます。

IT・開発部門｜レビュー作業の効率化

システム運用や開発時に発生したエラーログを入力するだけで、Gemが障害の主な原因を特定し、自社の規約に沿った修正プログラム案を提示します。トラブル発生時のデバッグ作業や原因調査をサポートし、障害復旧にかかる時間と労力を最小化できます。

さらに、人間が行っていたソースコードのチェック作業をGemが自動で事前確認するため、確認時間を削減しながらシステムの品質を高く維持することも可能です。

Gemのカスタム指示を作るコツとカスタム指示例

精度を上げるプロンプト構築要素

Gemの回答精度を大幅に高めるには、指示文を以下の要素で整理して構築するのがコツです。

• ・役割（ペルソナ）：「あなたは〇〇のプロです」のように立場や視点を指定する
• ・目的：「〜を作成することがゴールです」と達成すべき成果物を明確にする
• ・制約条件：「専門用語は使わない」「ネガティブ表現の禁止」など表現ルールを設ける
• ・出力フォーマット：「箇条書き」「Markdown表形式」など回答の型を指定する
• ・Few-Shot（例文）：「具体的な入力例」と「理想の出力例」をセットで提示する

特に「Few-Shot」を記述しておくことで、AIが手本通りに回答を生成できるようになり、出力の安定感が向上します。

Gemini Gemカスタム指示例テンプレート

どのような業務にも応用できる汎用プロンプトテンプレートです。

自社の用途に合わせて【】内を書き換えてご使用ください。

企業がGemを導入・運用する際の注意点

社内の定着化の壁

Gemを作成して全社に共有しても、既存の業務フローに組み込まれず、一部の社員しか使わない「形骸化」が起きがちです。

現場への使い方の教育や具体的な活用シーンの提示が不足していると、従来の作業手順に固執してしまい社内全体へ浸透しません。全社で定着させるためには、業務に直結するGemのテンプレートを用意したり、継続的なトレーニングを行ったりする仕組み作りが必要です。

セキュリティ・情報漏洩リスク

企業で使用する際に懸念される事項はセキュリティ管理です。共有範囲やアカウント権限の設定ミスにより、本来アクセスすべきでない社員や社外へ機密情報が漏洩する危険性があります。

さらに、会社が許可していない個人アカウントで業務データを扱うシャドーITが発生すると、入力データがAIの学習に利用され、流出につながるリスクも高まります。

社内の情報を確実に守るためには、適切な権限管理と管理環境の整備が必須です。

推進体制と利用ガイドラインの不足

全社展開を成功させるためには、生成AIに関する専門ノウハウと、それに基づく明確な利用ガイドラインの設定が欠かせません。ルールが定まらないまま現場に運用を任せると、誤情報の拡散やコンプライアンス違反を引き起こす恐れがあります。

ただし、自社だけでガイドライン策定や安全な推進体制を整えるのは容易ではありません。安全な推進には、生成AIの最新技術や法規制に精通した人材が必要ですが、そうした人材を社内から確保するのは極めて難易度が高いです。また、一括管理を行う体制やインフラ構築には、多大な時間と人員がかかることも、全社運用の大きな壁となります。

Gemini Gemの運用・社内定着は「サテライトオフィス」にお任せ

サテライトオフィスでは、8万社以上のクラウド導入実績に基づく実践的なノウハウを活用し、貴社の状況に合わせた手厚い伴走支援を提供します。現場ですぐに使えるGemの設計代行や社内トレーニングを通じ、AIの形骸化を防ぎ社内定着をサポートします。

さらに、「入力されたデータをAIの学習に利用させない」独自のセキュリティ強化・環境構築にも対応しているため、機密情報を扱う企業でも安心して導入いただけます。専門人材の確保やガイドライン整備に頭を悩ませることなく、Gemini Gemの導入効果を最大限に引き出します。

サテライトオフィスのGemini(Google)全社導入支援についてはこちら

よくある質問

Q．Gemini GemとChatGPT（GPTs）の違いは何ですか？

A．Google Workspaceツールとの連携力とデータセキュリティの仕組みが大きく異なります。

Gemini GemとGPTsは、どちらも独自の役割や指示を記憶させたカスタムAIを作成できる点では共通しています。

GemはGoogleツールとのシームレスなデータ連携に長けており、ドキュメント内のファイルを直接参照させたり、Workspaceの高度なセキュリティ配下で安全に社内運用したりできます。一方、GPTsは外部SaaSとのAPI連携や一般公開による収益化に強みがあります。

Q．スマホアプリからでもGemは作れますか？

A．新規作成や詳細なプロンプト設定はPCブラウザで行うのが基本ですが、作成済みGemの利用はスマホアプリからでも可能です。

Gemの新規作成やカスタム指示・ナレッジファイルの編集といった詳細設定は、PCのブラウザからアクセスするGemマネージャーで行うのが推奨されています。

PCで作成・保存したGemはアカウントに自動同期されるため、スマートフォンやタブレットのGeminiアプリから使用できます。

Gemini Gemを安全に活用して組織の生産性を最大化させよう

Gemini Gemは、毎回プロンプトを入力する手間を削減し、自社固有の運用ルールや指定フォーマットに合わせたテキスト生成・情報整理を瞬時に実行できる強力なAIアシスタントです。

一般的な作業には「プリメイドGem」を使い、自社独自の業務プロセスに合わせたい場合は「カスタムGem」を構築するといった使い分けを行うことで、組織全体の業務効率を飛躍的に高めることができます。

企業がGemini Gemを安全に全社展開するためには、利用ガイドラインの整備や、現場への定着支援が欠かせません。自社リソースのみでの運用体制構築や現場への定着に不安がある場合は、サテライトオフィスへお気軽にご相談ください。

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