第144回

マイドライブから共有ドライブへ移動する方法｜権限と移行時の注意点

Googleドライブを組織で活用していると、「個人のマイドライブに蓄積されたファイルを共有ドライブに移したい」という場面が訪れることがあります。しかし、単純にドラッグ＆ドロップするだけでは移動できなかったり、権限エラーが出て操作が止まったりするケースが多く、担当者が困惑することは珍しくありません。

本記事では、マイドライブと共有ドライブの根本的な違いから、ファイル移動の手順、必要な権限の組み合わせ、移動できない場合の対処法、そして組織全体で移行を進める際のポイントまで整理します。

マイドライブと共有ドライブの根本的な違い

オーナーシップの違いがすべての基本

マイドライブに保存されたファイルは、そのドライブの持ち主がオーナーです。複数のメンバーと共有していても、ファイルの所有権は作成者本人に属します。つまり、メンバーが退職してアカウントを削除すると、そのメンバーがオーナーのファイルは理論上消失するリスクがあります。

一方、共有ドライブのファイルのオーナーは個人ではなく「組織」です。メンバーが入れ替わっても、共有ドライブ内のファイルは組織に帰属し続けます。この点がマイドライブとの最大の違いであり、ビジネス利用においては共有ドライブが推奨される理由でもあります。

ストレージ容量の計算方法の違い

マイドライブのファイルはオーナーのGoogleアカウントのストレージを消費します。共有ドライブに移動したファイルは、組織のGoogle Workspaceのストレージ割り当てから消費されます。

ストレージの消費元が変わるため、マイドライブから共有ドライブへの移動後は、オーナー個人のストレージ使用量が減少し、組織側の使用量が増加します。容量管理の観点からも、移行計画を立ててから進めることをお勧めします。

マイドライブから共有ドライブへファイルを移動する手順

PCブラウザでの基本的な移動操作

Googleドライブ（drive.google.com）にPCのブラウザでアクセスし、仕事用または学校用のアカウントでログインします。手順は以下のとおりです。

• ・マイドライブの中で移動したいファイルまたはフォルダを右クリックする
• ・表示されるメニューから「整理」→「移動」を選択する
• ・移動先として「共有ドライブ」を選び、対象の共有ドライブとフォルダを指定する
• ・「ここに移動」をクリックして確定する

ドラッグ＆ドロップで移動することも可能です。マイドライブのファイルを選択し、左のナビゲーション欄に表示されている共有ドライブの名前の上にドロップすると移動できます。ただし、Googleは公式に右クリックからの「移動」操作を推奨しており、ドラッグ＆ドロップはブラウザや画面サイズによって操作しにくい場合があります。

フォルダをまとめて移動する際の注意

フォルダをまとめて共有ドライブに移動する場合、フォルダ内のすべてのファイルがフォルダと一緒に移動します。移動後のファイルは共有ドライブの権限設定に従ってアクセス管理されるようになるため、移動前に共有ドライブ側のメンバーと権限設定を確認しておくことが重要です。

また、フォルダ内に他のユーザーがオーナーであるファイルが混在している場合、そのファイルは一緒に移動できないことがあります。移動前に「ファイル情報（詳細）」からオーナーを確認しておくと、スムーズに進められます。

移動に必要な権限と役割の早見表

共有ドライブの権限レベル

共有ドライブには5つの権限レベルが設定されています。それぞれの権限でできることを把握しておくと、移動操作の際にエラーが起きた場合の原因特定が容易になります。

ファイルを共有ドライブへ移動するには、原則として移動先の共有ドライブで「コンテンツ管理者」以上の権限が必要です。

マイドライブから共有ドライブへ移動するために必要な権限の組み合わせ

移動が可能かどうかは、「移動するファイルのオーナーが誰か」と「移動先の共有ドライブでの自分の権限」の2軸で決まります。

他のユーザーがオーナーのファイルを移動した場合、そのオーナーにはファイルが移動されたことがメールで通知されます。組織全体での移行を進める際は、事前にメンバーへ移行の目的と流れを説明しておくと混乱を防げます。

マイドライブから共有ドライブへ移動できない場合の対処法

移動できない主な原因と解決策

「移動」ボタンがグレーアウトしている、または操作後にエラーが表示される場合は、以下のいずれかが原因として考えられます。

• ・権限不足：移動先の共有ドライブで「投稿者」以下の権限しかない。共有ドライブの管理者に「コンテンツ管理者」への権限変更を依頼する
• ・共有ドライブのアイテム数上限：共有ドライブ1つあたりのアイテム数には上限（約40万件）がある。別の共有ドライブへの移動や整理が必要になる場合がある
• ・スマートフォンからの操作：マイドライブから共有ドライブへの移動はPCブラウザのみ対応。スマホアプリでは操作できない
• ・ショートカットアイテムの混在：ドライブ内のショートカット（エイリアス）は実体ファイルではないため共有ドライブに移動できない。元のファイルを見つけて移動する必要がある
• ・Google Workspaceの管理者設定による制限：組織の管理者が共有ドライブへのファイル移動を制限している可能性がある。IT担当者に確認する

権限が原因の場合は、共有ドライブの管理者（多くの場合IT担当者）に権限の変更を依頼するのが最短の解決策です。

フォルダが移動できない場合の代替手順

フォルダ単位での移動がうまくいかない場合、フォルダ内のファイルを一時的に全選択して共有ドライブに移動し、その後フォルダ構造を共有ドライブ側で再作成するという方法があります。作業量は増えますが、権限制限を受けにくい手順として有効です。

大量のファイルを移行する場合は、Google Workspace Migrate（管理者向けの移行ツール）を活用する選択肢もあります。ただし、管理者権限と一定の技術知識が必要なため、専門のパートナー企業のサポートを受けながら進めることを検討してください。

組織全体でマイドライブから共有ドライブへ移行するポイント

移行前に整理しておくべきこと

移行を成功させるための事前準備として、以下を整理しておくことが有効です。

• ・共有ドライブのフォルダ設計：移行先となる共有ドライブの構造を先に確定させる。部門別・プロジェクト別など、組織の業務フローに沿った設計が重要
• ・既存ファイルの棚卸し：マイドライブに存在するファイルのオーナーと共有状況を確認する。不要なファイルの削除もこのタイミングで行う
• ・移行スコープの確定：すべてのファイルを一斉移行するのか、部門単位で段階的に進めるのかを決める
• ・メンバーへの事前告知：移行後はファイルの格納場所が変わるため、メンバーへの十分な説明と移行後の操作案内を準備する

特にフォルダ設計を後から変更すると影響範囲が大きくなるため、移行前にIT担当者と現場の担当者が共同で設計を固めることが重要です。

段階的な移行で失敗リスクを下げる

一斉移行はリスクが高く、移行後に「どこにあるかわからない」という問い合わせが大量発生することがあります。まず1つの部門や特定のプロジェクトで移行を試行し、問題がないことを確認してから全社展開するアプローチが現実的です。

段階的な移行を進める中でGoogleドライブの運用ルール（命名規則・権限設定の基準・削除ポリシーなど）を整備していくと、移行後の定着率が大きく上がります。移行そのものだけでなく、その後の運用設計まで視野に入れた計画を立てることが、長期的な成果につながります。

Google Workspaceの活用はサテライトオフィスにご相談ください

サテライトオフィスは、Googleプレミアパートナーとして、Google Workspace導入支援実績5,000社以上（2026年3月時点）・アドオンツール導入実績8万社以上を持ちます。GoogleドライブをはじめとしたGoogle Workspaceの導入・社内運用支援を、ワンストップでサポートしています。

「共有ドライブの設計をどう考えればよいかわからない」「権限エラーが解消できない」「全社移行プロジェクトを安全に進めたい」といったご相談も対応可能です。まずはお気軽にご連絡ください。

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