第99回

Googleドライブの共有方法：権限設定からリンク共有の手順まで解説

Googleドライブ（Google Drive）は、Googleが提供するクラウドストレージサービスです。ファイルやフォルダをクラウド上に保存し、インターネット環境があればどこからでもアクセスできる利便性が評価され、多くの企業や個人に活用されています。

なかでも「共有機能」は、チームでの協業や社外パートナーとのデータ受け渡しに欠かせない機能です。共有相手への権限設定やリンクの公開範囲を適切に管理することが、安全な運用の前提となります。

本記事では、Googleドライブの共有方法を特定ユーザーへの招待手順からリンク共有の設定、権限の種類と使い分け、社外共有の注意点まで、企業のIT担当者向けに詳しく解説します。

Googleドライブのファイル共有機能とは

ファイルが常に最新の状態でクラウド上に存在するため、バージョン管理の手間が省け、誰もが同じ情報を確認できる環境を実現します。特に複数人が関わるプロジェクト管理や、社外との資料共有などで活用されます。

共有できるファイルの種類

Googleドライブで共有できるファイルの種類は多岐にわたります。Googleが提供する各種アプリケーションの形式に加え、一般的なビジネスで使用するほぼすべてのファイル形式に対応しています。

• ・Googleドキュメント（文書作成）
• ・Googleスプレッドシート（表計算）
• ・Googleスライド（プレゼンテーション）
• ・Googleフォーム・Googleサイト
• ・Microsoft Office形式（Word・Excel・PowerPoint）
• ・PDF・画像ファイル（JPEG・PNG 等）・動画ファイル（MP4 等）
• ・音声ファイル（MP3 等）
• ・ZIP等のアーカイブファイル
• ・フォルダ（フォルダ単位での共有も可能）

Microsoft Officeのファイルは、Googleドライブ上でそのまま共有できます。相手がGoogleドキュメントに変換して開くことも、Office形式のままダウンロードして使うことも可能です。ファイル形式による制限は少なく、日常業務のほぼすべてのファイルに対応しています。

共有方法の種類

Googleドライブのファイル共有には、大きく分けて2種類の方法があります。

どちらの方法を選ぶかは、共有相手や内容によって判断します。社内の特定チームへの共有や機密性の高いファイルには特定ユーザーへの共有が適しており、公開を前提とした資料の配布にはリンク共有が便利です。それぞれの特徴を踏まえて使い分けることが、セキュリティと利便性のバランスを保つことにつながります。

特定のユーザーとファイル・フォルダを共有する手順

共有の基本手順

特定のユーザーとファイルやフォルダを共有する手順は次のとおりです。

• 手順1：Googleドライブで共有したいファイルまたはフォルダを右クリックするか、ファイル上部の「共有」ボタンをクリックする
• 手順2：表示されたメニューから「共有」を選択し、「共有」ダイアログを開く
• 手順3：「ユーザーやグループを追加」欄に共有相手のメールアドレスを入力する
• 手順4：複数名と共有する場合は、メールアドレスを続けて入力する（カンマ区切りでの複数入力も可能）
• 手順5：付与する権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
• 手順6：「送信」をクリックして共有を完了する

Google Workspaceを使用している組織では、メールアドレスの入力中に組織内のメンバーが自動でサジェストされます。社外のメールアドレスを入力した場合、「組織外のユーザーと共有しようとしています」という警告が表示されることがあります。社外共有が意図したものかどうか確認のうえ、操作を進めてください。

Googleアカウントを持っていない相手のメールアドレスを入力した場合も、招待メールを送ることは可能です。ただし、アクセスできる機能はGoogleアカウント有無によって異なるため、相手の環境を事前に確認することをおすすめします。

グループアドレスを使った共有も有効です。Google Workspace上で作成したグループのメールアドレスを入力すると、グループに属するメンバー全員に一括でアクセス権を付与できます。部署や役職ごとにグループを設定しておくことで、共有の設定と管理が効率化されます。

共有後の通知設定

共有を設定すると、デフォルトでは共有相手に招待メールが届きます。通知の内容や設定については以下を確認してください。

• ・「通知を送信する」チェックボックスのオン・オフで、招待メールの送信を制御できる
• ・「メッセージを追加」欄に入力した内容が、招待メール本文に添付される
• ・共有を受けた側は、メール内のリンクをクリックするだけで直接ファイルにアクセスできる
• ・通知メールを送らない場合でも、共有設定自体は正常に反映される

社内共有で通知メールが不要な場合や、相手がすでにアクセスを認識している場合は、「通知を送信する」のチェックを外してから「共有」を実行します。一方、初めてアクセス権を付与する相手には、通知メールを送ることでファイルの存在を確実に伝えられます。

招待メールには「メッセージを追加」欄を活用し、ファイルの概要や用途を一言添えておくと、受け取った相手がスムーズに内容を把握できます。

リンクを使ったファイル共有の方法

リンク共有では、Googleドライブが発行するURLをメールやチャットツールで送付することで、相手がファイルにアクセスできます。特定ユーザーへの招待と異なり、事前にメールアドレスを把握していなくても共有できるため、セミナー後の資料配布や社外への公開案内などに便利です。

リンク共有をオンにする手順

リンク共有の設定手順は以下のとおりです。

• 手順1：共有したいファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」を選択する
• 手順2：「共有」ダイアログ下部の「リンクを取得」セクションを確認する
• 手順3：デフォルトでは「制限付き」（招待したユーザーのみアクセス可能）に設定されている
• 手順4：「リンクを知っている全員」に変更する場合は、プルダウンメニューを開いて選択する
• 手順5：アクセス権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）をあわせて設定する
• 手順6：「リンクをコピー」をクリックしてURLを取得し、メールやチャット等で送付する

リンク共有を「リンクを知っている全員」に設定すると、URLを持つ人であれば誰でもアクセスできる状態になります。送付先の誤りやURLの転送によって、意図しない第三者がアクセスできる可能性があるため、ファイルの内容と共有範囲をよく確認してから設定を変更してください。

リンクの共有範囲の種類

リンク共有には、以下の2種類の公開範囲があります。それぞれの特徴と適切な利用シーンを確認のうえ、状況に応じて使い分けます。

「制限付き」が既定の設定であり、特別な理由がない限りは「制限付き」のまま運用することを基本とします。「リンクを知っている全員」への変更は、内容の公開を前提としたファイルに限って使用し、機密情報や個人情報を含むファイルには使用しない運用ルールを設けることが重要です。

フォルダごとの共有設定

多数のファイルを個別に共有する手間を省きたい場合は、フォルダ単位での共有が有効です。フォルダを共有すると、フォルダ内にあるすべてのファイルとサブフォルダに同じ権限が一括で適用されます。プロジェクトの進行中にメンバーが新しいファイルをフォルダ内に追加した場合も、追加されたファイルに自動的に同じ共有設定が引き継がれます。

フォルダ共有と個別ファイル共有の違い

フォルダを共有した場合と、ファイルを個別に共有した場合の主な違いは以下のとおりです。

フォルダ共有はプロジェクト単位での管理に適していますが、フォルダ内にすべてのファイルが同じ権限で公開されることを念頭に置く必要があります。閲覧させたくないファイルがある場合は、共有フォルダとは別のフォルダに保管するか、個別ファイルに対して権限を上書き設定する方法を取ります。

フォルダ共有の手順

フォルダを共有する手順は、ファイルの共有と基本的に同じです。

• 手順1：Googleドライブで共有したいフォルダを右クリックし、「共有」を選択する
• 手順2：「共有」ダイアログが開いたら、「ユーザーやグループを追加」欄にメールアドレスを入力するか、リンク共有の公開範囲を設定する
• 手順3：付与する権限を選択して「送信」または「完了」をクリックする

フォルダを共有すると、フォルダ内のすべてのファイルとサブフォルダに同じ権限が適用されます。共有したくないファイルがフォルダ内に含まれている場合は、そのファイルを別のフォルダに移動してから共有設定をおこないます。共有後に特定ファイルのみアクセスを制限したい場合は、そのファイルを個別に選択し、対象ユーザーの「アクセス権を削除」を実行することで上書きが可能です。

フォルダ共有を活用する際は、フォルダ構成を事前に整理し、共有対象のファイルと非公開ファイルを明確に分けて管理することをおすすめします。

共有時の権限の種類と使い分け

上記の比較表を参考に、共有相手に必要な操作の範囲に合わせて権限を設定します。原則として、必要最小限の権限を付与する「最小権限の原則」に従うことが、ファイルの誤編集や情報漏洩リスクを低減させます。

閲覧者

「閲覧者」権限は、ファイルの内容を確認するだけの権限です。編集・削除・コメントの追加はできません。ファイルのダウンロードや印刷は、所有者または編集者がこれらを無効にしていない限り実行できます。

主な用途：

• ・社外の取引先や顧客に提案書・報告書を確認してもらう
• ・変更が不要な確定済みドキュメントを関係者に共有する
• ・公開を前提とした資料を広く配布する

ダウンロードや印刷を防ぎたい場合は、共有設定の詳細オプションから「閲覧者と閲覧者（コメント可）のユーザーがダウンロード、印刷、コピーできないようにする」を有効にします。機密性の高いファイルを共有する際には、この設定も合わせて確認してください。

閲覧者（コメント可）

「閲覧者（コメント可）」権限は、閲覧に加えてコメントや提案を追加できる権限です。ファイルの内容を直接編集することはできませんが、コメント機能を通じてフィードバックを受け取ることができます。

主な用途：

• ・ドキュメントのレビューや承認フローで、確認者のフィードバックを収集する
• ・提案書や企画書の内容についてコメントをもらう
• ・Googleドキュメントの「提案モード」を使って変更案を提示してもらう

閲覧者権限との違いは、コメントを残せるかどうかです。レビュアーに内容の変更権限は与えたくないが、意見やフィードバックを収集したい場面では、閲覧者（コメント可）を選択します。

編集者

「編集者」権限は、ファイルの内容を自由に編集できる最も広い権限です。複数のメンバーが共同でファイルを作成・更新する際に付与します。

編集者権限で可能な操作：

• ・ファイルの内容を直接編集・追記・削除できる
• ・コメントの追加・返信・削除ができる
• ・他のユーザーとの共有設定（追加・変更）が可能
• ・ファイルのダウンロード・印刷・コピーができる
• ・Googleドキュメントでは提案モードも利用できる

注意点として、編集者権限を持つユーザーは他のユーザーとのファイル共有設定を変更できます。ただし、所有者の権限を変更したり、所有者を別のユーザーに移譲したりする操作は所有者のみが実行可能です。信頼性の高い相手に限定して編集者権限を付与し、外部ユーザーへの付与は慎重に判断してください。

権限の変更・削除方法

共有後に権限を変更したい場合や、特定のユーザーの共有を停止したい場合は次の手順でおこないます。

• 手順1：対象のファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」を選択する
• 手順2：「共有」ダイアログに現在の共有ユーザー一覧が表示される
• 手順3：変更したいユーザー名の横にあるプルダウンをクリックし、新しい権限を選択する
• 手順4：共有を停止したい場合は、プルダウンから「アクセス権を削除」を選択する
• 手順5：「保存」をクリックして変更を確定する

権限の変更は即時反映されます。「アクセス権を削除」を実行したユーザーは、それ以降ファイルにアクセスできなくなります。プロジェクトの終了や担当者変更のタイミングで、定期的に共有設定を見直す運用を取り入れることをおすすめします。

社外との共有時に注意すべきポイント

リンク共有の誤設定リスク

社外共有における主なリスクと対策は以下のとおりです。

• ・リンク共有の設定は「制限付き」を基本とし、必要な場合のみ「リンクを知っている全員」に変更する
• ・社外ユーザーに付与する権限は必要最小限にとどめる（特別な理由がない限り「閲覧者」を推奨）
• ・共有後は定期的に共有設定を見直し、不要なアクセス権は速やかに削除する
• ・退職者や担当交代後の共有設定を確認し、不要なアクセス権が残らないよう定期的な棚卸しをおこなう
• ・Google Workspaceの管理コンソールから、組織全体の社外共有ポリシーを制限する設定を検討する

Google Workspaceの管理コンソールでは、組織全体の共有ポリシーを管理者が一元管理できます。特定のドメイン外との共有を禁止したり、外部共有を許可するユーザーを限定したりすることが可能です。IT担当者は、管理コンソールから適切なポリシーを設定し、組織全体のセキュリティレベルを底上げすることが重要です。

共有ドライブとマイドライブの使い分け

Googleドライブには「マイドライブ」と「共有ドライブ」の2種類の領域があります。社外との共有を含む組織的なファイル管理では、両者の違いを理解して使い分けることが重要です。

共有ドライブはGoogle Workspace Business Standard以上のプランで利用できる機能です。ファイルの所有者が「チーム」となるため、担当者の退職や異動があってもファイルが消えることなく引き継がれます。組織のファイルを安全・確実に管理するには、共有ドライブの活用を検討することをおすすめします。

マイドライブは個人的な作業ファイルや一時的なやり取りに向いています。一方、部門やプロジェクト単位で継続的に管理するファイルは、共有ドライブで一元管理することで、担当者変更による引き継ぎミスや、退職後のアクセス権消失などのリスクを回避できます。

共有設定の変更・削除方法

共有ユーザーの権限を変更する手順は以下のとおりです。

• 手順1：対象のファイルまたはフォルダを右クリックし、「共有」を選択する
• 手順2：「共有」ダイアログに現在の共有ユーザー一覧が表示される
• 手順3：変更したいユーザー名の横にあるプルダウンをクリックし、新しい権限（閲覧者・閲覧者（コメント可）・編集者）を選択する
• 手順4：「保存」をクリックして変更を確定する

特定のユーザーの共有を停止（アクセス権を削除）する手順は以下のとおりです。

• 手順1：「共有」ダイアログを開き、削除したいユーザー名の横にあるプルダウンをクリックする
• 手順2：「アクセス権を削除」を選択する
• 手順3：「保存」をクリックして確定する

リンク共有を停止する手順は以下のとおりです。

• 手順1：「共有」ダイアログの「リンクを取得」セクションを開く
• 手順2：プルダウンを「制限付き」に変更する
• 手順3：「完了」をクリックして確定する

「制限付き」に戻した後は、以前発行したURLからのアクセスができなくなります。URLをすでに配布済みの場合は、受け取った相手への影響も確認したうえで設定を変更してください。

アクセス期限の設定

Google Workspaceでは、特定ユーザーへの共有にアクセス期限を設定できます（Google Workspace Business Standard以上のエディションが必要です）。設定した期限を過ぎると自動的にアクセス権が無効になるため、プロジェクト終了後や一時的な社外共有の管理に有効です。

• ・「共有」ダイアログで共有相手を追加する際、ユーザー名の横の「アクセス期限を設定」から日付を指定できます。後から変更する場合も「共有」ダイアログから編集できます。
• ・期限が近づくと共有相手へ通知メールが届きます。
• ・GoogleドキュメントやスプレッドシートなどのGoogleファイル形式で利用できます。

アクセス期限を活用することで、退職者や取引先の元担当者へのアクセス権が自動的に無効になり、共有設定の棚卸し漏れによるリスクを大幅に低減できます。

共有設定の管理を定期的におこなうことが、組織のセキュリティ維持につながります。プロジェクト終了後や担当者交代のタイミングで、共有中のファイル・フォルダを一覧確認し、不要なアクセス権の棚卸しを習慣づけることをおすすめします。Googleドライブでは、ファイルを選択して「共有」を開くことで、現在の共有状況をいつでも確認できます。

Google Workspaceの管理コンソールでは、管理者が組織全体の共有状況を確認・管理できます。個々のユーザーの設定に依存するのではなく、組織レベルでの共有ポリシーを整備することが、より安全な運用体制の構築につながります。

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Google Workspaceの適切な設定で安全で効率的なファイル共有体制を構築しよう

サテライトオフィスは、Google Workspaceプレミアパートナーとして5,000社以上の導入実績を持ちます。Google Workspaceのライセンス販売から導入支援・設定サポート・社員研修・運用後のアフターサポートまで、ワンストップで対応しています。

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