第50回

Microsoft 365の組織カレンダーとは？
標準機能との違いや導入メリットを徹底解説

Microsoft 365で社員の予定を共有したいとき「組織カレンダーは標準機能で使えるのか」「Outlook予定表だけで十分なのか」と迷う方も多いのではないでしょうか。

Microsoft 365には予定共有機能が備わっています。しかし、組織規模が大きくなるにつれて、社員や会議室の予定を一覧で管理しにくいと感じるケースもあるでしょう。

そこで、組織全体のスケジュール管理の効率化を叶えるのがネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365です。

本記事では、Microsoft 365のカレンダー機能について、標準機能とネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365の違いや導入メリットを紹介します。ぜひ導入検討の参考にしてください。

組織で活用できるMicrosoft 365のカレンダー機能とは

Microsoft 365の【標準】予定管理機能

Microsoft 365には、標準機能として以下のような予定管理の仕組みが備わっています。

• ・Outlook予定表で個人・共有予定を管理
• ・Teamsと連携して会議予定を共有
• ・SharePointで予定を共有
• ・会議室や設備（リソース）の予約に対応

個人単位やチーム単位での予定共有であれば、これらの標準機能で十分対応可能です。

一方で、組織全体、あるいは部署・拠点をまたいだ予定管理となると、標準機能だけでは物足りなさを感じる企業もあるでしょう。

ネクストセットの「組織カレンダー for Microsoft 365」

上記のような標準機能だけでは補えない部分をカバーするのが、株式会社ネクストセット（親会社：株式会社サテライトオフィス）が提供するスケジュール管理のアドオン機能「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」です。

ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365は、Microsoft 365を置き換えるものではなく、Outlook予定表のデータをそのまま活用しながら、組織全体の予定を見やすく表示できます。そのため、部署・拠点単位でのスケジュール管理に有効です。

あくまでMicrosoft 365の標準機能を土台にしており、組織規模が大きくなったときに生じる「見づらさ」を補うアドオンという位置づけとして考えましょう。

「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」の機能の詳細はこちら

Microsoft 365標準機能と組織カレンダーの違い

こうして比較すると、標準機能が個人・チーム単位の予定管理に強い一方、組織カレンダーは部署や拠点をまたいだ「組織全体の見渡しやすさ」に強みがあることが分かります。

次の章では、標準機能だけでは管理しづらい具体的なケースを見ていきましょう。

Microsoft 365標準機能だけでは管理しづらいケース

組織全体の予定を一覧で把握したい場合

社員数が増えるほど、1人ひとりの予定表を個別に切り替えて確認する作業には手間がかかります。

誰が出社しているのか・外出中なのか・休暇を取っているのかは、標準機能では一目で把握しづらく、確認作業に時間を取られてしまいがちです。

組織全体の稼働状況をまとめて見渡したい企業ほど、この課題を感じやすい傾向にあります。

部署や拠点をまたいで予定を管理したい場合

標準機能には、部署ごと・拠点ごとに予定を一覧表示する仕組みがありません。そのため、複数の拠点にまたがる予定をまとめて確認しようとすると、予定表を1つずつ切り替えて見ていく必要があり、手間がかかります。

特に支店や営業所、工場などが各地に分かれている企業では、「今、どの拠点の誰がどう動いているのか」という組織全体の状況をひと目で把握しづらいのが課題です。

会議や設備予約を効率化したい場合

標準機能でも会議室や設備のリソース予約自体は可能ですが、空き時間を探すには個別に空き状況を確認する必要があります。会議の頻度が高い企業ほど、この手間が積み重なって業務負担になりやすいのです。

ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365の特徴とメリット

引用：ネクストセット

「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」は、Microsoft 365と連携しながら、組織全体の予定を見やすく管理できるアドオンです。

ここでは、主な特徴と導入メリットを紹介します。

組織全体の予定を一目で把握できる

組織カレンダーでは、部署や拠点ごとの階層をツリー形式で表示できるため、組織全体の構造に沿って予定を確認できます。

メンバーや会議室も一覧表示され、よく確認するメンバーやグループはお気に入り登録しておくことも可能です。これにより、部署や拠点ごとの予定をまとめて把握できるだけでなく、在席・外出・休暇といったメンバーの状況もひと目で分かるようになります。

スケジュール調整を効率化できる

予定はドラッグとドロップで登録でき、横スクロールで複数メンバーの予定を並べて確認できます。

予定の種類ごとに色分け表示もできるため、視認性を保ちながらスケジュールの管理が可能です。

もちろんOutlook予定表のデータをそのまま利用できるので、新たに入力し直す手間はかかりません。

こうした仕組みにより、メンバーの空き時間を確認しやすくなり、会議の日程調整にかかる手間の削減や、部門間のスムーズな情報共有につながります。

複数メンバー・会議室の予定をまとめて管理できる

メンバーと会議室を同時に予定登録できる点も、組織カレンダーならではの特徴です。

Exchange Onlineと連携しているため、会議室の重複予約を防ぎながら、空き状況もひと目で確認できます。会議作成の手間を減らしつつ、備品や社用車といった、会議室以外のリソース管理にも有効です。

Microsoft 365とシームレスに連携し、多様な働き方に対応

組織カレンダーは、Outlook・Teams・SharePointと連携しながら、Exchange Onlineの権限をそのまま利用できる仕組みです。

スマートフォンにも対応しているため、外出先やテレワーク中でも同じ予定を確認・更新できます。

Microsoft 365の環境をそのまま活かしながら、複数拠点で働くメンバー同士でも同じ予定を共有できる点は、多様な働き方が広がる中で心強いポイントといえるでしょう。

「ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365」の機能の詳細はこちら

Microsoft 365組織カレンダーはこんな企業におすすめ

・社員数や部署数が多い企業

社員数が増えるほど、一人ひとりの予定を個別に確認する手間は大きくなります。組織カレンダーなら階層構造に沿って全体の予定を一覧できるため、誰がいつ稼働しているかをまとめて把握できます。

・複数拠点で業務を行う企業

支店・営業所・工場・店舗などが各地に分かれていると、拠点ごとの予定確認が煩雑になりがちです。拠点をまたいだ予定も一画面で見渡せるため、離れた拠点間でもスムーズに情報を共有できます。

・外出・会議が多い企業

営業担当の外出予定や会議室・設備の予約が多い企業では、空き状況の確認だけで時間を取られてしまいます。メンバーと会議室の予定をまとめて管理できるため、日程調整や設備予約の負担軽減に有効です。

ひとつでも当てはまる場合は、組織カレンダーの導入により予定管理の負担を大きく軽減可能です。

ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365の料金体系

《基本ライセンス価格》

※2024年10月改定後の料金です。最新の料金は公式サイトをご確認ください

利用人数や導入環境、必要な機能によって最適なプランは異なります。

サテライトオフィスグループのネクストセットでは料金のご案内だけでなく、導入前の相談や運用方法の提案も行っています。自社に最適なプランを知りたい方は、お気軽にお問い合わせください。

※プライバシーポリシはこちら

ネクストセットのMicrosoft 365組織カレンダー導入支援

導入前に自社に合った運用方法を相談

利用環境に合わせた提案や要件整理を行いながら、導入前の段階でじっくり相談できます。

自社の組織構成や運用スタイルに合わせて、無理のない形で導入を進められる点が特徴です。

導入から運用まで継続してサポートを受けられる

導入時には初期設定支援や導入サポートを受けられるほか、運用が始まってからも継続的なサポートを受けることが可能です。

Microsoft 365活用に関する相談やカスタマイズの相談にも対応しており、スピーディーなサポート体制を整えています。

ネクストセット・組織カレンダー for Microsoft 365で予定管理を効率化

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