導入自治体：長崎県雲仙市 様

LGWAN系へのGoogle Workspace/アドオンツールの導入で業務効率の向上を実現

北は有明海、西は東シナ海へとつながる橘湾に面し、東部には雲仙岳がそびえる長崎県雲仙市。いわゆる「三層分離」における課題を解決する「α’（アルファダッシュ）モデル」を採用したLGWAN系に接続する形で、Google Workspaceを導入するとともに、サテライトオフィスのアドオンツールの「掲示板／回覧板」と「組織＆グループカレンダー」を機能追加して2026年3月から本格運用を開始。庁内の業務効率の向上を実現している。

貴市の概要・特長について教えてください

雲仙市は島原半島の北部から西部にかけて広がっている市です。北は有明海、西は東シナ海へとつながる橘湾に面し、東部には雲仙岳がそびえています。その美しい海岸線と、雲仙・普賢岳、大地から高温の湯と噴気が休みなく噴き出す観光名所・雲仙地獄といった雄大な自然に恵まれ、日本最初の国立公園である雲仙天草国立公園にも指定されています。
市の産業は、豊かな自然を活かした農水産業と観光業が中心です。ジャガイモやイチゴといった農産物、カキやブリなどの水産物は、県内外で高い評価を受けています。
また、温泉地としても知られ、雲仙地獄から湧き出す硫黄泉の雲仙温泉、海沿いに広がる無色透明の塩化物泉・小浜温泉と、泉質の異なる温泉を楽しむことができ、山と海の双方で温泉を楽しめます。

Google Workspaceと併せてサテライトオフィスのアドオンツールも導入されました。

Google Workspaceには十分な機能が備わっていますが、旧グループウェアでは実現できていた一部機能が、標準機能だけでは対応が難しい点がありました。そこでサテライトオフィスに相談したところ、アドオンツールである『掲示板／回覧板』（以下、掲示板）と『組織＆グループカレンダー』（以下、組織カレンダー）を紹介されました。
庁内連絡などを掲示板で行う文化が定着していたことから、掲示板機能は不可欠でした。そのため、まず掲示板アドオンの導入を決定。加えて、Google Workspaceにもカレンダー機能は備わっているものの、旧グループウェアと近い操作感で利用したいというニーズがあったため、組織メンバーやリソースの予定を一覧表示でき、会議室や公用車の予約機能も備えた「組織＆グループカレンダー」が適していると判断しました。2025年7月のことです。

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

本格運用が始まったのは年明け2026年3月です。導入決定から約8カ月という限られた期間の中で、行政手続きや事業者への見積もり依頼などの導入準備に加え、実際に利用する職員への説明も並行して進める必要がありました。とくに契約手続きには約5カ月を要し、スケジュールは非常にタイトでした。
導入自体は、まず庁内でα’ダッシュモデルへの切り替えを行ったうえで進めましたが、大きなトラブルもなく導入できました。一方で、ローカルブレイクアウトの設定では、当初、通信条件を厳格に設定した影響で一部機能が制限される課題が発生。その後、個別に検証と調整を重ねながら、最適な設定を模索していきました。
むしろ苦労したのは庁内への説明でした。なぜGoogle Workspaceを採用するのか、まずは庁内のコンセンサス形成に時間を要しました。選定理由についてはこれまでに挙げたポイントを丁寧に説明し、理解を醸成。そのうえで次の課題となったのが、実際に利用する職員への周知・教育でした。旧グループウェアに慣れている職員も多く、「できれば変えないでほしい」という声もありました。そこで、利便性の向上やメール容量の制約解消、オンラインストレージやAIの活用といったメリットを、複数回にわたって説明しました。
具体的には、2月に庁内全体向けの説明会を本庁舎および支所で計4回開催。現地参加が難しい職員向けにオンライン参加の仕組みを用意し、後日視聴できるよう動画も共有しました。さらに3月には、本庁および6つの支所で個別説明会を実施し、合計で約300件の相談が寄せられました。
並行して行革推進班では、Google Workspaceで実現できる業務の洗い出しや、人事異動に伴うアカウント管理の検証、旧グループウェアからのメール移行時に発生したトラブル対応など、多岐にわたる作業を推進。その過程では、サテライトオフィスから設定やアドオン活用に関するきめ細かな支援が提供され、大きな助けになりました。 こうした取り組みを経て、2026年3月、Google Workspaceの本格運用がスタートしました。

担当者として、Google Workspaceを導入してよかったと思ったことは?

導入後の最大の変化は生成AIです。Geminiは業務効率化を力強く後押ししています。例えば掲示板に載せる文章。以前は職員がすべて自分で考えたわけですが、いまは『こういう内容を掲示板に載せたいので、文章を作って』とGeminiに依頼すると、たたき台を作ってくれて、あとは簡単に手直しするだけで投稿できます。従来は文章を書くだけで10分20分かかっていたものが、5分程度でチェックまで終わり投稿できるようになりました。メールや広報資料についても掲示板と同様に文章をGeminiが考えてくれますし、NotebookLMに規則や市役所独自のマニュアルを読み込ませて作ったチャットボットのおかげで、検索や資料探しが格段に楽になりました。ほかにも、規則との整合性チェックや企画のアイデア出しなど多彩に使われています。
効果が大きいのは国や県から毎日のように届く文書の要約です。とくに国からの文書は、法律名や注意事項が細かく記され、届くとまずは読み解く作業が必要です。その作業に30分以上かかり、さらに文書が求めている対応を考えるのにも時間がかかっていました。いまはNotebookLMに渡して「雲仙市としては何をすればいいですか？」と問いかけるとわかりやすくまとめてくれるので、本当に助かっています。
管理部門としても、問い合わせ件数の減少に加え、さまざまな導入効果を実感しています。例えば、管理コンソールの設定についてGeminiに質問することで、手順を迅速に把握でき、対応時間の短縮につながっています。

職員からの評価・評判について。Google Workspaceとアドオンツールの使い勝手などの評価はいかがですか?

職員からの反応も、とりわけ生成AIについては評価が高いです。 運用開始当初こそ「どのように使えばよいのか」という問い合わせも多かですが、すぐに操作に慣れてくれたようです。NotebookLMによるチャットボットも有効に機能し始め、今後は問い合わせ件数も着実に減少していく見込みです。
実際、操作に関する問い合わせは運用開始から1カ月ほどで減少傾向に転じました。一方で、「こうした機能はないか」「このような使い方は可能か」といった、活用の幅を広げる前向きな質問が増えています。私たちも想定していなかった活用方法を提案してくれる職員も多くいます。例えば水道課の職員からは、外出先でGoogle フォームに必要事項を入力しておけば、帰庁後の報告書作成を効率化できるのではないか、という提案があり、現在検討を進めています。もちろん、すべてを許可したい思いはあるものの、セキュリティ上譲れないルールもあるため、利便性とのバランスを慎重に見極めながら対応しています。

今後、Google Workspaceとアドオンツールに関連するサービスを追加、新規導入される予定は？

職員の要望の一つとして多く寄せられているのが、組織図から連絡先を検索し、そのままメールの宛先に指定したいという声です。これについては「組織アドレス帳」のアドオン導入を決定しており、すでに実装に向けた準備を進めています。
今後はGoogle ドライブの全庁的な活用も検討しており、実現すれば、資料の保存や検索の効率化を通じて、職員・管理部門双方の業務改善がさらに進むと期待しています。

今後、導入する自治体へのアドバイスがあれば教えて下さい。

自治体は多くの業務を抱えているため、導入に向けた説明や運用整理、移行準備、実際の移行作業には相応の時間と労力がかかります。特に現行システムを庁内サーバーやLGWAN-ASPで運用している場合は、α’ダッシュモデルへの切り替えなど検討・検証事項が多くなるため、十分な準備期間を確保することをおすすめします。
定着を図るためには、デジタルツールに不慣れな職員にも配慮した丁寧な説明が欠かせません。説明会の実施に加え、資料や研修動画を充実させることも重要です。また、導入後も便利な使い方を継続的に発信するなど、伴走的なサポートを意識することが求められます。

基本データ

• ●職員数：約600人
• ●所在地：長崎県雲仙市吾妻町牛口名714番地
• ●導入アカウント数：700