導入企業：株式会社ピックルスコーポレーション 様

「最新機能をオールインワンで実現して欲しい」との要望を受け、オンプレミスからGoogle Workspaceに移行
Google Workspace with Geminiの活用によりさらなる業務改善を目指す

「野菜の元気をお届けします。」をキャッチフレーズに掲げ、「ご飯がススムキムチ」など、「ご飯がススム」シリーズをグループ会社とともに北海道から九州まで全国展開する株式会社ピックルスコーポレーション。2024年にオンプレミスからGoogle Workspaceに移行し、チャットやWeb会議などグループウェアの最新機能をオールインワンで実現できる環境を構築。今後はGeminiの活用によりさらなる業務改善を視野に入れている。

Google Workspaceを選定した理由は？

複数サービスを検討する中、Google Workspaceは必要な機能がすべてそろいオールインワンで実現できること、そして、コスト面で特に魅力を感じました。またファイルサーバの容量不足や老朽化からクラウドストレージへの移行も希望していたのですが、他サービスとの連携ではなくGoogleドライブでそれを実現できることも大きなポイントでした。
乗り換えにあたっては、社内に蓄積された各種データベースの移行も課題になりました。大きな負担なく資産を移行するためのツールとして、サテライトオフィスのアドオンツール「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」を選定しましたが、実際にデモを見せてもらうなかで、「これであれば上手く移行できるのではないか」という感触をつかめました。また、サテライトオフィスのグループウェアの乗り換え支援経験の豊富さを重視し、多彩なアドオンを組み合わせればコストを抑えた形でデータベース移行だけでなく従来環境の再現もできると判断しました。

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

導入決定から本格運用開始までは約4カ月を要しました。社内の状況確認と移行期間を含んだ時間です。主な移行作業であるデータベースやワークフローの移行には「サテライトオフィス・ドキュメント管理 for Google Workspace」を活用しました。
社内に100近くのデータベースがあったのですが、作成した人が退職して在籍していないだけでなく、日常では誰も使っていないものもありました。必要・不要の調査を行い、98％程度の移行を行うことになりました。最も手間がかかる商品マスタの移行はサテライトオフィスのサポートを受けながら行ったことで、ノウハウが得られたことから、その他の大部分は自力で移行作業が可能になりました。2023年12月にキックオフし、翌1月には利用開始できる状況になりました。
メールをGmailへ移行させたほか、社内ファイルサーバをGoogleドライブへ変更。さらにGoogle Meetでのオンラインミーティング、Googleカレンダーでの予定共有のほか、GoogleフォームやGoogleサイトも利用されています。
メールについては以前のシステムと2カ月程度併用する期間を設けました。最初は使い慣れたツールからの変更で抵抗感を持つ人もいましたが、メールが確実に届いているという安心感に加え、非常に検索機能が高く、慣れれば使い勝手がいいことに気づいてもらえたと感じています。

サテライトオフィスのサポートはいかがでしたか。

サテライトオフィスのサポートには満足しています。サポート手段として文面でのやりとりだけでなく電話が選べる上に、迅速に対応してもらえるので安心です。なにより、最初の移行作業を一緒に作り込む作業を通して社内にノウハウが蓄積できたことがスムーズな移行と活用につながっていると感じています。

担当者として、Google Workspaceを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

ユーザーからの要望に、Google Workspaceの機能とサテライトオフィスのアドオンを組み合わせる形で対応が可能になりました。要望に完璧でなくともベターな形で迅速な対応が可能です。これは以前と大きな変化です。以前は「ワークフローを追加したい」という要望があっても対応負担が大きく、外注するために予算や時間がかかっていましたし、現場側でもそれを察して遠慮するようなところがありました。しかしサテライトオフィス・ドキュメント管理は融通がきくため管理者側で簡単に調整可能です。書類数は増えていますし、活用が進むごとにデータが増えているので、今後はより使いやすくなるようサポートを受けながら工夫したいと考えています。 Gmailは迷惑メールの振り分けなど、セキュリティが強化されており安心感があります。以前は外部セキュリティサービスを別途契約していたのですが、そちらを解約できたことでコスト面でも助かっています。

社員からの評価・評判について。Google Workspaceとアドオンツールの使い勝手などの評価はいかがですか?

Google WorkspaceのUIが優れているだけでなく、プライベートで利用経験がある人も多く、覚悟していた教育コストが不要になりました。利用開始以降は、情報と機能が一カ所に集まり、パーソナライズされたポータル画面からアクセスできるようになったのがポイントです。検索機能の向上は特に高く評価されていますね。アプリランチャや便利なアドオン機能がすぐに使えることも好評です。「チャットで気軽にコミュニケーションが取れるようになったので便利」という声も多いです。

導入後の運用面で、何か気を付けている点があれば教えて下さい。

以前からの課題だったファイルサーバのクラウド化もGoogleドライブで実現しました。以前から適切な権限設定によるアクセス管理は行っていましたが、クラウド化したことでより一層の管理強化を意識しています。さまざまな対策はしていますが、ID/パスワードの管理などセキュリティ管理はこれまで以上に重要になると考えています。特に退職者のアカウント管理などには気を遣わないといけません。サテライトオフィスのドキュメント管理を利用したID申請や履歴管理を行い、間違いのない運用を目指しています。

基本データ

• ●創立：1977年2月
• ●社員数：292名（社員ベース・2024年2月29日現在）
• ●所在地：〒359-1124　埼玉県所沢市東住吉7-8
• ●導入アカウント数：300〜500