カリモクグループ様｜導入事例｜【公式】(株)サテライトオフィス:ChatGPT(チャットGPT)/Google Workspace/Chromebook/Microsoft 365/LINE WORKS/Google Workspace for Educationの導入支援はお任せください！

導入企業：カリモクグループ様

リモートワークの推進に伴う課題を解決するためGoogle Workspaceを導入
不足する機能はサテライトオフィスのアドオンを活用

「ハイテク＆ハイタッチ」を製造コンセプトに掲げるカリモクグループ。リモートワークの推進に伴い、マルチデバイスへの対応やメール受信容量の増強、ファイルサーバーの移行などの課題が顕在化する中、課題解決のため、Google Workspaceを導入するとともに、サテライトオフィスのアドオンツールを活用して機能を補完。業務効率、働き方改革、意思疎通の改善などにつなげている。

©Masaaki Inoue, Bouillon

貴社の概要・特長について教えてください。

カリモク家具株式会社は1940年に創業者が愛知県刈谷市で長年続く材木屋を引き継ぎ、小さな木工所を創業したのが始まりです。同社を中心とするカリモクグループはそれ以来、資材調達から製造、販売までを一貫体制で管理することで、高品質と大量生産の両立を実現してきました。その根幹をなすのが、「ハイテク＆ハイタッチ」の製造コンセプトです。高度な機械技術と熟練職人の技を巧みに融合させることで、大量生産によるコスト効率の向上と、同時に、一つひとつの製品に込められた細やかな手仕事による高品質を両立させています。

Google Workspace及びアドオンツールを導入したきっかけは?

リモートワークの推進に伴い、2022年ごろからマルチデバイスへの対応やメール受信容量の増強、ファイルサーバーの移行などの課題が顕在化していました。特に、スマートフォンやタブレットからのアクセス容易性と外部パートナーとの情報共有の必要性が高まり、これらの課題解決のため、導入の容易なGoogle Workspaceへの移行を決定しました。LINEとZoomを個別に利用していたため、Google Workspaceに統合することによる業務効率の向上にもつながると考えました。

Google Workspaceとアドオンツールの概要、現在の運用状況について教えてください。

Google Workspaceの導入にあたっては、会社貸与のiPhoneとBYODを並行しているため認証まわりの強化を特に意識しました。アクセス可能な端末を制限する機能と、認証をシンプルかつ効率的にできるシングルサインオン機能を重点的に見極めた結果、サテライトオフィスの「サテライトオフィス・シングルサインオン for Google Workcpace」が需要に合致し選定しました。「シングルサインオン」機能によって、Google Workspaceへのアクセスを社内ネットワークに制限し、スマートフォンのアクセスには証明書による端末認証を導入しました。これにより、個人のスマートフォンから安全にアクセスできる体制が整いました。また、併せて導入した「大容量ファイル転送」機能は低コストで運用でき、ZIPファイルの禁止と併せて社外との機密データの安全な送受信に役立っています。「組織カレンダー」と「組織アドレス帳」は、Notesからの移行時にユーザーの利便性を保持するためには必須でした。Googleグループの動的グループと組み合わせることで、メンテナンスの負担軽減にも繋がっています。

カリモク皆栄株式会社情報システム課課長藤原秀仁氏

導入決定から、本格運用開始までの期間は? また、導入時に悩んだ点、苦労した点があれば教えて下さい。

導入決定から本格運用開始まで約6ヶ月がかかりました。検証段階では他のシングルサインオンツールを検討していましたが、スマートフォンのアクセス制限や証明書管理機能に対応していなかったため、サテライトオフィスのアドオンに切り替えました。また、Notesのワークフローと承認メールを維持しながら移行するため、メールルーティングの段階的な実施が求められ、移行作業が複雑になりました。ドキュメント管理サーバーの統合に際しても、Google Workspaceと既存システムのファイル管理・権限管理の違いを考慮したルール策定が必要でした。以前は広く社員がアクセスできる権限を設定していましたが、Google Driveの共有ドライブはユーザーが作成した個別の共有ドライブで最小限の権限で運用されるという違いがあるため、運用方法の最適化に現在も取り組んでいます。

カリモク皆栄株式会社情報システム課主任正木省吾氏

担当者として、Google Workspaceを導入してよかったと思ったことは?業務に変化はありましたか？

Gmailのカスタマイズ性の高さにより、ユーザーにとって使いやすい環境が実現し満足度が向上しました。また、Gmailの普及率が高いため新入社員への教育コストが削減できたのもメリットです。LINEやZoomの統合によりコスト削減も実現し、チャット中心のスマートフォン活用により、隙間時間の有効活用が可能になりました。これらの改善により、テレワークも円滑に行えるようになり、業務効率、働き方改革、意思疎通の改善など、多面的なメリットを享受しています。

社員からの評価・評判について。Google Workspaceとアドオンツールの使い勝手などの評価はいかがですか?

Google Workspaceは各ツールの連携がスムーズで非常に便利です。例えば、GmailからGoogleカレンダーへの予約作成が可能で、参加者の空き状況確認やウェブ会議のURL発行、招集メール送信を一括で行えます。この機能により、会議設定の時間が大幅に削減され、業務全体の効率化に寄与しています。また、Gmailのメールフィルタリング機能も優れており、プロモーションメールや通知が自動振り分けされることで、重要なメールに集中できる環境が整いました。これにより業務への集中が高まり、生産性も向上しています。さらに、「大容量ファイル転送」機能は、Gmailにボタンが直接表示されるため、すぐに使い始めることができます。社内向けに初期設定や操作マニュアルをGoogleサイトで提供し、必要な情報をいつでも確認できる体制を整えています。

導入後の運用面で、何か気を付けている点があれば教えて下さい。

社外とのデータ共有に関しては、共有ドライブ利用時に情報システム部への申請が必要です。また、マイドライブは社内専用の利用に限定し、データ共有に一定のハードルを設けることで情報流出リスクを軽減しています。加えて、Googleフォームを使ったアンケートやGeminiなどの生成AIサービスにおいても、社内の個人情報保護ルールに基づいたガイドラインを作成し、それに従って運用しています。

今後の予定は？

できるだけGoogle Workspaceへの統合を進めつつ、Google Workspaceと連携しやすい専門ツールを組み合わせた形に発展させて行きたいと考えています。また、生成AIの活用も考えており、サテライトAIを検証のために実装しています。AIを活用した議事録の作成や画像生成について、社内での需要があれば利用を推進する予定です。

今後、導入する企業へのアドバイスがあれば教えて下さい。

現状を踏襲することにこだわりすぎると、スピード感のある移行が難しくなります。一定の諦めを持った移行計画を立てることが重要です。変化が続く環境においては、今後も新しいサービスがどんどん登場します。クラウドサービスの特性を活かし、スモールスタートで適切なサービスを選定しながら移行を進めることで、シンプルに実行できると思います。