ノーツ(Notes)やExchangeなどで構築してきた様な、ナリッジデータベースが、複数構築可能です。容量10GB（ビジネステンプレート例：ドキュメント管理DB，日報DB、掲示板DB、プロジェクトDB、Q&A、ブログDB、Wiki系DB、SFA系ナリッジデータベース、問合せ受付ナリッジDB、経費申請DB・・）
サテライトプロジェクトでは、導入支援用のナリッジデータベースや日報DBなどで利用しています。
Google サイトとスプレッドシートで、データ一覧（DB）機能
- ノーツ(Notes)やExchangeや色々なグループウェアーなどで構築してた様な、データベースが複数構築可能です。また、非常に簡単に作れます。
⇒ 構築には時間とスキルは必要ありません。 - 添付されたドキュメント（Word，Excel，PPT，PDF）などは、全文検索が可能です。
- 各データベースには、通知機能がありますので、ページを追加や更新したら通知メールを送る事が可能です。よって、データベースが非常に増えた場合でも、必要な情報が更新されたら、そく情報にアクセスする事が可能です。
- ガジェットを埋め込む事が可能なので、他のサイトの情報をリアルタイムに埋め込む事が可能です。（例：既存のデータベース情報をRSSで公開し、今DBに貼り付け可能）
- 各ページには、簡単に、コメントやファイルを添付する事が可能です。
- 各データベースの構築は、非常に簡単なので、特別なスキルがなくても、簡単に、すぐに構築可能です。HTMLやWikiの様な特別なコマンドは必要ありません。
- ナリッジデータベース（GoogleSite）を、一般に公開する事も可能です。しかし、公開時のURLに注意が必要です。また、管理者画面で、全てのナリッジデータベースに関して、公開可能か？編集は可能か？の制限をつける事が可能です。
- Googleサイトで作成できるページの数に上限なし。作成できるデータベース数は、無制限。添付ファイルやアップロード画像のサイズの上限はプレミア、1ファイル50MB です。全DBの上限は無償版で合計10GB です。Google Apps for Business とGoogle Apps for Education では、10GBに加えて、ユーザーごとに 500MB をご利用いただけます。
詳細はこちら
例えば、どんなデータベースが可能か？
⇒ 通常のホームページの構築（ホームページビルダー）
⇒ ブログ風のサイトの構築
⇒ 掲示板・ディスカッションデータベースの構築
⇒ 日報データベースの構築
⇒ ドキュメント格納データベース（Excel，Wordデータ保存可能）
⇒ プロジェクト管理データベース構築（プロジェクト毎に構築可能）
⇒ Q&A、FAQなどのサイト構築
⇒ YouTubeや写真や画像などと連携し、ラーニング（教育）DB
サテライトオフィスのデモサイトでは、下記のビジネステンプレート・機能を実現しています。
■ドキュメント管理データベース
- 各種ドキュメントの格納（Wxcel、Word、PPT、PDFなど）＋各種ドキュメントのコメント
- ドキュメントがアップされた場合に、メンバーに通知する機能
- 接待マニュアルの様な、動画でのマニュアル
- 実際のPPTの様なスライドショーでのマニュアル
- イベントカレンダーの表示
- 他のサイトのRSS情報を表示
- 最新の更新履歴の一覧ページ
- ドキュメント
弊社でも、今までPukiWikiを利用してきましたが、このDBの方が簡単&便利と感じます。
■プロジェクトデータベース
- プロジェクトメンバーへのお知らせ機能
- 進捗情報をガントチャートで表示
- プロジェクトカレンダーをメンバー全員で共有
- プロジェクトバックログリストを全員で共有
- TODOリストを管理&共有
- プロジェクトドキュメント管理
- 議事録の管理
- 日報や週報などの管理
- プロジェクトQ&A、FAQなどの管理
- プロジェクト関連の外部RSS情報の表示
- プロジェクトドキュメントのバックアップ
- プロジェクトメンバーへの情報更新のお知らせ機能
- プロジェクトダッシュボード（トップページ）：プロジェクトの主要な情報が一目で確認可能です。
- プロジェクト内情報の全文検索
■Q&A、FAQデータベース
- 会社全体や各プロジェクトや各カテゴリ毎のQ&Aサイトの構築
- Q&A、FAQ情報の全文検索
■日報データベース
- 各部門別の個人別の日報情報
- ガジェットによる天気情報、自社？株価の情報表示
- 部門トップページに、部門長の動画、現状の売上グラフ
- 部門のイベントリスト
■社員紹介データベース
- 社員ブログ
- 社員紹介（写真や経歴など）
- 参加プロジェクト一覧、Myカレンダーの表示
- ■社内ブログデータベース
- ■問合せ管理データベース
- ■ディスカッション（会議室）データベース
- ■部門管理データベース
- ■障害管理データベース
- ■営業管理データベース
- ■社内教育＆ノウハウデータベース
- ■進捗管理データベース
- ■共有ブックマークデータベース
- ■新聞記事データベース
- ■顧客管理データベース
- ■商品管理データベース
- ■技術情報データベース
- ■社員へのお知らせデータベース
- ■不動産物件管理データベース
- ■中古車管理データベース
- ■人材管理データベース
- ■人材採用管理データベース
- ■教育マニュアルデータベース
- ■組織アドレス帳管理データベース
- ■パンデミック対策・安否確認データベース
- ■お歳暮お中元贈答品管理データベース
※その他要望があれば、ご連絡ください。追加いたします。
GoogleSitesでは、複数のデータベースを簡単に、誰でも構築する事が可能です。また、通知機能が極めて有効で、誰かが更新＆追加したらメールを飛ばす事が可能です。
逆にシンプルな機能なので、超複雑な事はできません。色々な局面で色々なアイデアで、構築するお手伝いができればと思います。他にも、もっと色々なケースが可能ですので、色々な要望をお伝えください。
ちなみに、上記の内容は、iPhoneでは綺麗に参照できる事は確認済みです。携帯でも見れるといいな！？と考えています。
GoogleSiteに定型フォーム作成機能、回覧板機能を追加可能
GoogleSiteに定型フォーム機能、回覧板機能を追加可能です。まずはイメージをご覧ください。
フルスクリーンモードで参照ください↓↓（音声なし）
- GoogleSiteに定型フォーム機能を追加できます。フォームは、各自HTMLテンプレートを作る事で作成が可能です。例えば、日報報告書や作業報告書、各種定型フォームをGoogleSite上で実現が可能です。
イメージ画像 - GoogleSiteで登録したフォーム情報を回覧板として実現可能です。回覧板には、順次回覧する方法と、全員同時に回覧する事が可能です。閲覧していない場合は、催促メールを送る事が可能です。回覧板したユーザーへの状況報告メール、終了時完了メール機能、回覧時のコメント管理が実現できます。
GoogleSiteでデータベース機能追加可能
GoogleSiteにデータベース機能を追加可能です。スプレッドシートをデータベースとして、GoogleSiteから直接編集する事が可能です。非常に便利な機能！！
- GoogleSiteで、GoogleDocumentのスプレッドシートを更新する事が可能です。また、(1)データフィルダー機能 (2)データソート機能 (3)新規データ追加 (4)データ更新機能 (5)スプレッドシートへのビュー切り替え機能 が可能です。
- 例えば、顧客情報をスプレッドシートで管理し、問い合わせやナリッジデータベースは、Siteで運用していた場合、色々な画面を開いてメンテナンスが必要でしたが、この機能を使う事で、GoogleSiteにビューを統一する事が可能です。
- 利用例： スプレッドシートのアンケート機能を一般公開し、アンケート結果は、管理者だけが、Siteで参照&メンテナンスなども可能
- 利用例：社員は、休暇申請や経費申請をアンケート機能で登録し、部長や管理職の方が、Siteで閲覧&承認を行うような、簡単ワークフローも可能です。
- デモサイトでの実現内容
・行先予定表登録
・TODO状況登録
・プロジェクト進捗登録
・アンケート結果管理
・顧客管理、商品管理
・休暇申請管理、経費申請管理
・勤務表登録
・売上管理登録
・バックログ状況登録
GoogleSiteにスタートページ機能ができました。詳細はこちら
Google Appsクイックラーニング：Google Appsの各機能を、短い動画でマニュアル作成しました。是非参考にしてみてもらえればと思います。
