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実際にGoogle Appsでは、どんなことができるのか?ナレッジデータベース

ノーツ(Notes)やExchangeなどで構築してきた様な、ナリッジデータベースが、複数構築可能です。容量10GB(ビジネステンプレート例:ドキュメント管理DB,日報DB、掲示板DB、プロジェクトDB、Q&A、ブログDB、Wiki系DB、SFA系ナリッジデータベース、問合せ受付ナリッジDB、経費申請DB・・)
サテライトプロジェクトでは、導入支援用のナリッジデータベースや日報DBなどで利用しています。

ナレッジデータベース定型フォーム作成機能、回覧板機能に関してはこちら

ナレッジデータベースGoogle サイトとスプレッドシートで、データ一覧(DB)機能

Google Apps/Google App Engine
導入支援Google Apps/Google App Engine導入支援
  • ノーツ(Notes)やExchangeや色々なグループウェアーなどで構築してた様な、データベースが複数構築可能です。また、非常に簡単に作れます。
    ⇒ 構築には時間とスキルは必要ありません。
  • 添付されたドキュメント(Word,Excel,PPT,PDF)などは、全文検索が可能です。
  • 各データベースには、通知機能がありますので、ページを追加や更新したら通知メールを送る事が可能です。よって、データベースが非常に増えた場合でも、必要な情報が更新されたら、そく情報にアクセスする事が可能です。
  • ガジェットを埋め込む事が可能なので、他のサイトの情報をリアルタイムに埋め込む事が可能です。(例:既存のデータベース情報をRSSで公開し、今DBに貼り付け可能)
  • 各ページには、簡単に、コメントやファイルを添付する事が可能です。
  • 各データベースの構築は、非常に簡単なので、特別なスキルがなくても、簡単に、すぐに構築可能です。HTMLやWikiの様な特別なコマンドは必要ありません。
  • ナリッジデータベース(GoogleSite)を、一般に公開する事も可能です。しかし、公開時のURLに注意が必要です。また、管理者画面で、全てのナリッジデータベースに関して、公開可能か?編集は可能か?の制限をつける事が可能です。
  • Googleサイトで作成できるページの数に上限なし。作成できるデータベース数は、無制限。添付ファイルやアップロード画像のサイズの上限はプレミア、1ファイル50MB です。全DBの上限は無償版で合計10GB です。Google Apps for Business とGoogle Apps for Education では、10GBに加えて、ユーザーごとに 500MB をご利用いただけます。
    ナレッジデータベース詳細はこちら

例えば、どんなデータベースが可能か?
⇒ 通常のホームページの構築(ホームページビルダー)
⇒ ブログ風のサイトの構築
⇒ 掲示板・ディスカッションデータベースの構築
⇒ 日報データベースの構築
⇒ ドキュメント格納データベース(Excel,Wordデータ保存可能)
⇒ プロジェクト管理データベース構築(プロジェクト毎に構築可能)
⇒ Q&A、FAQなどのサイト構築
⇒ YouTubeや写真や画像などと連携し、ラーニング(教育)DB

サテライトオフィスのデモサイトでは、下記のビジネステンプレート・機能を実現しています。

■ドキュメント管理データベース

  • 各種ドキュメントの格納(Wxcel、Word、PPT、PDFなど)+各種ドキュメントのコメント
  • ドキュメントがアップされた場合に、メンバーに通知する機能
  • 接待マニュアルの様な、動画でのマニュアル
  • 実際のPPTの様なスライドショーでのマニュアル
  • イベントカレンダーの表示
  • 他のサイトのRSS情報を表示
  • 最新の更新履歴の一覧ページ
  • ドキュメント

弊社でも、今までPukiWikiを利用してきましたが、このDBの方が簡単&便利と感じます。

■プロジェクトデータベース

  • プロジェクトメンバーへのお知らせ機能
  • 進捗情報をガントチャートで表示
  • プロジェクトカレンダーをメンバー全員で共有
  • プロジェクトバックログリストを全員で共有
  • TODOリストを管理&共有
  • プロジェクトドキュメント管理
  • 議事録の管理
  • 日報や週報などの管理
  • プロジェクトQ&A、FAQなどの管理
  • プロジェクト関連の外部RSS情報の表示
  • プロジェクトドキュメントのバックアップ
  • プロジェクトメンバーへの情報更新のお知らせ機能
  • プロジェクトダッシュボード(トップページ):プロジェクトの主要な情報が一目で確認可能です。
  • プロジェクト内情報の全文検索

■Q&A、FAQデータベース

  • 会社全体や各プロジェクトや各カテゴリ毎のQ&Aサイトの構築
  • Q&A、FAQ情報の全文検索

■日報データベース

  • 各部門別の個人別の日報情報
  • ガジェットによる天気情報、自社?株価の情報表示
  • 部門トップページに、部門長の動画、現状の売上グラフ
  • 部門のイベントリスト

■社員紹介データベース

  • 社員ブログ
  • 社員紹介(写真や経歴など)
  • 参加プロジェクト一覧、Myカレンダーの表示
  • ■社内ブログデータベース
  • ■問合せ管理データベース
  • ■ディスカッション(会議室)データベース
  • ■部門管理データベース
  • ■障害管理データベース
  • ■営業管理データベース
  • ■社内教育&ノウハウデータベース
  • ■進捗管理データベース
  • ■共有ブックマークデータベース
  • ■新聞記事データベース
  • ■顧客管理データベース
  • ■商品管理データベース
  • ■技術情報データベース
  • ■社員へのお知らせデータベース
  • ■不動産物件管理データベース
  • ■中古車管理データベース
  • ■人材管理データベース
  • ■人材採用管理データベース
  • ■教育マニュアルデータベース
  • ■組織アドレス帳管理データベース
  • ■パンデミック対策・安否確認データベース
  • ■お歳暮お中元贈答品管理データベース

※その他要望があれば、ご連絡ください。追加いたします。

ナレッジデータベース

GoogleSitesでは、複数のデータベースを簡単に、誰でも構築する事が可能です。また、通知機能が極めて有効で、誰かが更新&追加したらメールを飛ばす事が可能です。
逆にシンプルな機能なので、超複雑な事はできません。色々な局面で色々なアイデアで、構築するお手伝いができればと思います。他にも、もっと色々なケースが可能ですので、色々な要望をお伝えください。

ちなみに、上記の内容は、iPhoneでは綺麗に参照できる事は確認済みです。携帯でも見れるといいな!?と考えています。

GoogleSiteに定型フォーム作成機能、回覧板機能を追加可能

GoogleSiteに定型フォーム機能、回覧板機能を追加可能です。まずはイメージをご覧ください。

フルスクリーンモードで参照ください↓↓(音声なし)

  • GoogleSiteに定型フォーム機能を追加できます。フォームは、各自HTMLテンプレートを作る事で作成が可能です。例えば、日報報告書や作業報告書、各種定型フォームをGoogleSite上で実現が可能です。
    ナレッジデータベースイメージ画像
  • GoogleSiteで登録したフォーム情報を回覧板として実現可能です。回覧板には、順次回覧する方法と、全員同時に回覧する事が可能です。閲覧していない場合は、催促メールを送る事が可能です。回覧板したユーザーへの状況報告メール、終了時完了メール機能、回覧時のコメント管理が実現できます。
順次回覧方式
同時回覧方式

GoogleSiteでデータベース機能追加可能

GoogleSiteにデータベース機能を追加可能です。スプレッドシートをデータベースとして、GoogleSiteから直接編集する事が可能です。非常に便利な機能!!

※YouTube見れない方はこちら

  • GoogleSiteで、GoogleDocumentのスプレッドシートを更新する事が可能です。また、(1)データフィルダー機能 (2)データソート機能 (3)新規データ追加 (4)データ更新機能 (5)スプレッドシートへのビュー切り替え機能 が可能です。
  • 例えば、顧客情報をスプレッドシートで管理し、問い合わせやナリッジデータベースは、Siteで運用していた場合、色々な画面を開いてメンテナンスが必要でしたが、この機能を使う事で、GoogleSiteにビューを統一する事が可能です。
  • 利用例: スプレッドシートのアンケート機能を一般公開し、アンケート結果は、管理者だけが、Siteで参照&メンテナンスなども可能
  • 利用例:社員は、休暇申請や経費申請をアンケート機能で登録し、部長や管理職の方が、Siteで閲覧&承認を行うような、簡単ワークフローも可能です。
  • デモサイトでの実現内容
     ・行先予定表登録
     ・TODO状況登録
     ・プロジェクト進捗登録
     ・アンケート結果管理
     ・顧客管理、商品管理
     ・休暇申請管理、経費申請管理
     ・勤務表登録
     ・売上管理登録
     ・バックログ状況登録

ナレッジデータベースGoogleSiteにスタートページ機能ができました。詳細はこちら

サテライト大学 for Google Apps クイックラーニング

Google Appsクイックラーニング:Google Appsの各機能を、短い動画でマニュアル作成しました。是非参考にしてみてもらえればと思います。

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